進捗報告書はいつ書きますか？

皆さんはいつ進捗報告書を書いていますか？

私は・・・ハイ、「進捗会議終了後すぐに」、次回の報告書をまずその時点の予測で書いちゃってマス！

プロジェクトの成果物作成状況や各タスクの進行状況、課題の検討状況等、本来は事実に基づき進捗状況を報告日時になるべく近い断面で報告書に纏めると思いますが・・・

毎日忙しくてぎりぎりまで書く余裕ができない。

っていうか、会議直前に「あーっ！」と急いで書いてることが多い。

だから工夫がない。誤字があったり、不手際だらけ。

前回の会議で指摘・依頼されたことを失念し、次回にそれを指摘されての繰り返し。

あー、もっとカッコ良くレポートしたいなー。

・・・だから私は会議後にすぐ、次回の会議資料をできるだけ作ってしまいます。

あくまで経験則の域ですが、終わった直後なんで、発言の内容や感じたことはまだ鮮明に覚えています。

だから次回の報告時に、「こうなってるはずなんだよね」「こうなってたらいいなあ」「ここまで進捗させなきゃいけないよな」みたいな気持ちでつらつら書き綴ってしまいます。

言うまでもなく、思い通りに進捗したら、殆ど書き直す必要はなく、表現の仕方や報告順序、さらに工夫できることは残り時間で「仕上げる」だけで済みます。

残り時間がなくても、きっと最低限必要なことは書いてある（はずです）。だから何かトラブルでも起きてまったく余裕がなくても「資料なしで会議」という事態は回避できます。

「いつ書くにしたってその作成時間がどっちみちもったいないんだよ！」

そういう反論もありうるかも知れません。

が、私個人の意見としては、もし「その作成時間を惜しんで頑張れば予定通りの進捗をなんとか達成できる」状況なのだとしたら、そのプロジェクトは「相当に局所的な問題のみを抱えていて、それ以外は極めて順調、プロジェクトマネジメントとしても、その局所的問題の早期解決に今TOP PRIORITYで対処しなければならない」ということだと思われます。

本当にそんな状況なら、次回の会議前にそういう（レポート作成する時間を惜しんで頑張ればキャッチアップ目標が達成できる）状態を口頭でいいから素直に対顧報告しておけばお客様もわかってくれるのではないかと思います。

ただ、マネジメントとして現場作業が最優先だからレポーティングは二の次、ということは普通の神経ではなかなか言えないことだと思いますし、言った手前ちゃんと終わればいいですが、言っといて「結局は終われなかった」場合は「レポート作成はして終われなかった」以上に心証は悪いものになる気がします。

鶏と卵みたいな議論に聞こえるかも知れませんが、報告資料が出てこない会議に重要メンバーが都合をあわせて参加して議論を経て、どれだけの実りが期待できるのか、という話です。

というわけで、小職は、資料なしのリスクを最低限回避しておくと共に、その進捗達成に向けた暗示をかけるためにも、さっさと早く作っておく派です。

くだらない、と言われる方がいるかも知れませんが、異なる妙案や体験談のある方からご意見等頂戴できれば誠に幸いです。

拝

追伸：そういえば別途、ＰＭＩが提唱するＰＭＢＯＫモデルに基づき整理したプロジェクト管理機能単位に、マネジメントのチェックポイントについて過去事例を参考に紹介していきますので、ご興味のある方はそちらも参照いただければ幸いです。