簡単そうで意外と細かい手順と心配りが必要な「事務局」。ビジネスセミナー、周年パーティ、小規模勉強会からPTAイベントまで、事務局の現場から、企画からスムーズな運営、場づくりの失敗と成功を紹介します。

セミナーは開催より継続が難しい

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セミナーを上手に既存顧客・潜在顧客とのコミュニケーションの場に使いたいと思う会社は多いのですが、いざ開催しようとなると、何からやればいいのかわからない、かつて失敗したトラウマからぬけきらない。などの話を聞くことがあります。

 
最初から
「さあ100人、200人くらい集めないとね。せっかくやるんだから」
と力を入れていませんか?
 
100名を超えると、手間が一気に増えます。

特に集客。空席が多かった時の胃の痛いことといったらありません。規模が大きくなるとこのリスクが高まります。スピーカーにも申し訳ない。でも、対策をしておけ
ば、少なくとも会場が埋まらない、ということはありません。例えば、企画自体は面白いけれども集客に自信がもてない場合は、小さい会場をおさえて、人数が増えたら会場を変更すればよいのです。
 
また、集客に困らない場合でも、100名以上となると、おそらくスピーカーは外部も含めて複数になるでしょうからその調整や、申し込み者とのやりとり、資料準備・印刷などの運営の手間が増えていきます。
 
BtoBもBtoCもマーケティングのセミナーを開催する目的は、
「企業がリアルな場で直接お客様との接点を持ち、理解してもらい、最終的には売上につなげたい」
  
大きな花火を打ち上げるのも良いのですが、燃え尽きてしまって年1回限りのお祭になってしまうともったいないのです。扱いやすい規模やテーマを、毎月または2ヶ月に1回など定期的に開催して、じわじわネットワークを広げていくことのほうが後々効果がでてきます。最初は集客に苦労するケースが多いのですが、継続することで次第にリストもたまっていきます。
 
100名規模のセミナーが開催できるリストが拡充したら、数ヶ月に1回は、セミナーの規模を大きくする、という形も可能になっていきます。
 

運営負荷が少ない小規模セミナー

おすすめはスモールスタート。小規模であれば集客にそれほど力を入れなくてよいですし、運営も省力化できます。
  
例えば、50名以下であれば運営メンバーは最低3名(全体進行・司会・受付)で回ります。20名以下であれば運営2名(全体進行兼司会・受付)でも可能ですし、10名以下であれば、自分がスピーカー兼運営をして、オフィスの会議室で間に合う場合もあります。
 
ただし、運営スタッフの人数もケースバイケースです。参加者の属性や、セミナーのタイプによっては、営業担当者や開発者が同席しておいたほうが良い場合があるので、その際は適した立場の担当者をアサインします。
 
企画も負荷がかかる部分です。よほどセミナー企画が好き!(私はこのタイプ)ということでないと、最初は目新しいので盛り上がっていても、そのうち飽きてきて後回しになりがちです。これを防ぐには数ヶ月単位など、ある程度先の予定まで企画しておきます。
 
案外重視されておらず、あまり公開されていないのがセミナーの開催レポート。どんな簡単なコンテンツ、写真数点、コメント数行でもよいのでWebサイトで公開し、SNSなどで共有します。セミナーまで足を運ぶのはよほど関心のある人か、何かせっぱつまった人です。レポートを公開することで、少しセミナーが気になるという程度の人にも接点を作り、将来参加してもらう可能性を高めておきます。
 
計画→企画→開催→記録・公開→振り返り
 
シンプルなことですが、これを一つづつ確実に実現していく体制を築くことが、セミナーが継続し、セミナーによって達成したい目標を実現する鍵となります。
 
(オプンラボ 小林利恵子)
  
 
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<opnlab>
学びの場で個人と企業のステージアップとブランディングをお手伝いします
リアルな場(セミナー・イベント)と記事コンテンツの2の側面から企業の広報の力を高め、ブランドを強くします。
 
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