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提案依頼書(RFP)作成にかけるコスト

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 提案依頼(RFP)を作成してシステム調達をするケースが増えていると書いたが、なんでもかんでも提案依頼書を書けば良いというわけではない。非常に少額のシステム開発であれば提案依頼書を書くまでもなく製品(サービス)選定をすれば良いし、前述したようにパッケージベースでカスタマイズをしないケースや金額に制限をせずに自由に提案を求めるようなケースでは提案依頼書の作成に時間とコストをかけるよりは、提案をうけてからの検討のほうにコストをかけたほうが良い。
 従って提案依頼書を作成するのは、

  • 比較的大規模なシステムの調達の場合 で
    • パッケージベースではなく自社の要件にあわせて開発を行なう場合
    • 仕様がある程度決まっていてその中で最も安い製品(あるいはサービスやベンダー)を選びたい場合

    にはそれなりのコストをかけた提案依頼書(RFP)を作成する

ということになろう。

 ざっくりであるが提案依頼書を作成して提案をうけ実際に評価・選定を行なうまでのプロセスにかけるコストは、最終的に構築するシステムの全体コストの1割程度が目安になるだろう。もちろんこれはあくまで目安で超大規模システムや機器調達の割合の高い場合は5%程度になるだろうし、小規模な場合や仕様が複雑なケースでは20%くらいかけることもある。ときたまこの目安を飛び越えて全体の50%以上を前段階の検討のコストにかける調達や選定のほうがメインかと思うような勘違いプロジェクトに出会うこともあって笑ってしまうのだが、こういう時はやっている人ができあがりのイメージや相場観を持っていないことが原因のようだ。

 逆の言い方をするならば、提案依頼をして出てくる回答としての見積額は、出した提案依頼書(RFP)のページ数に比例すると認識しよう。ぶ厚い提案依頼書を出しておいて、後からどんどん値引き要請をしてくるような顧客は要注意だ。たいてい値引きの際に口では仕様を減らすようなことを言いつつ、後から当初の内容通りに履行を求めてくるような輩も最近は結構増えてきている。

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