このところ提案書や企画書を書いたり、書かせたり、評価したりという仕事がいくつか続いている。その中で後輩からRFIとRFPの違いについて聞かれたのでそのときに自分なりに答えた事をここに整理しておく。
RFI（Requset For Informattion）とは、入札や調達の事前準備として、ベンダーに保有製品や提供可能なサービスの概要、あるいはその組合せや実績などの情報を提供してもらうための情報提供依頼書。したがってRFIへの回答は基本的にはできあいの製品カタログやパンフレット、事例集といったもので構成され、価格も精緻な見積もりではなく標準価格や参考価格。だからRFIの場合回答期限は１～２週間と短めになる。
そしてRFP（Requset For Proposal）は、ベンダーにシステムの提案を作成してもらうための提案依頼書。したがってRFPの場合は、提案の範囲や提案に骨子となる要件、そしてなによりも提案者が必ず守らないといけない項目は明確に定義されている。実は提案依頼書の場合、逆にベンダーから自由に提案して貰う部分は限定的になる。基本はやって欲しい事が明確にRFPに書かれていて、そのやり方とコスト等が回答としての提案書に記載されるという話になるはずだ。当然見積金額も精緻で正確なものが必要になる。
RFPの場合、提案書の提出を要求するからには、提出された提案書の評価ポイントも予め決めておく必要がある。必須項目の充足度が足きりになるのは当然として、提示価格と提案内容の質や加点項目の評価バランスをどうするかを決めておかないと出てきた提案を評価/選択出来なくなる。
RFIやRFPを扱うときはこういう違いをちゃんと理解しておこう。RFIなのに「正確な見積もりをください」とかRFPなのに「書いてある事は無視して自由に提案してください」というと相手に笑われてしまう。
RFPの場合は特に自由に提案して欲しい部分や項目はあらかじめ定義しておかないと、ベンダーの勝手な思いが入って出てくる内容がバラバラになる。質も内容もバラバラの提案書を集めて金額を含めた比較表を作ってもどうしようもない。
もしそうなりそうなときは、事前にRFIを発行しまず選択肢や仕様、要件の絞り込みを行うと良い。
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