ガジェット好きのオッサンのつぶやき

送信ミスを減らして事故を防ごう

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ピックアップ・エントリーにあった川口さんの書かれた「気づかぬうちにメール送信によるセキュリティ事故って起こしているかもしれない」を
読んで、「気づかぬ」を「気づく」に変えるセキュリティ事故対策について紹介します。(ん?これが専門か!?)私の会社では、Outlookを標準のメーラーとして使っています。川口さんも書かれているように

"メールアドレスの頭文字を入れただけで、メールアドレス候補がいくつか出てきたりもします"

のとおり、一文字入れただけで宛先が出てくる(オートコンプリート)ので、よく見もしないで最初に出てきた候補を選んでしまったりします。当社ではこの機能を以下の手順で無効にしています。(よく送る名前の人または珍しい名字の人に限って、ありがちです)

[ファイル]→[オプション]で[Outlookのオプション]を開きます。
左側のメニューで[メール]を選択し、そのまま右の画面をスクロールすると[メッセージの送信]という項目があります。その中の以下の画像で赤枠で示したところのチェックボックスを外します。

2017-02-14-01.png

この操作をすると、最初は非常に面倒ですが事故は減ります。アドレス帳を使ったり、過去のメールの宛先情報をコピペしたりするようになるので、事故は確実に減っています。アドレス帳に登録されている人であれば、[Alt+k]で宛先を確認(確定)させることができます。しかし、川口さんが書かれている通り、返信を使ってはダメですね。これはこの方法では阻止できないのが残念ですね。

送信ミスを減らす方法としては、以前「iPhoneメールアプリの送信ミスを減らす」で紹介した「ホットLook Plus」では、宛先が出てくるところに"所属(画像では営業本部と入ってます)"が入るようになっているので少々お助けできるかもしれません。
iPhoneメールアプリの送信ミスを減らす

その他社内の宛先については「階層型アドレス帳」というExchange Server用ソフトも用意してます。これを使うと日本人好みの組織ごとでのソート(課長が一番上にくるなど)ができたりします。社内宛先の間違いは確実に減りますね。
ご参考:
階層型アドレス帳 http://www.scskwin.com/product/tabid/220/Default.aspx

"うっかりミス"による送信ミス(送信キーを押した瞬間に気づくミス)やCCに入っている人が間違いに気づく場合は、「PlayBackMail Online」というものを用意してます。ただし、社外の人宛のメールに限りますが、意外とCCに入っている人が助けてくれたりするんですよね。
ご参考:
PlayBackMail Online http://www.playbackmail.com/

ワンクッション強制的に操作を増やすことで、手間は増えますが"気づき"の機会が増えるので送信ミスは減ります。ただし、これでも人間慣れてしまうので、日々注意は必要です。"送信(うっかり)ミス"は「慣れ」と「思い込み」が引き起こす場合が多いので皆さん日々注意するよう心がけましょう。

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