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【新しい働き方11】クラウドを使い切ることで時間を使いこなす

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Cloud大雪から一夜明けて、今朝はいい天気ですね。まだ立ち往生している列車もあるようですが、早く解決してほしいです。
 
クラウド、クラウドサービスというと、すでにもう言い古されている感がありますが、企業の中にはまだまだ着手していないところも多いようです。中には「うちは中小企業だから無理」とおっしゃる方もいて、クラウドが何なのか、クラウドのバリューとコストが知られていないことを実感します。
 
実際に当社が使っているクラウドサービスをご紹介していきましょう。これらを使いこなすことで、いわゆる社内サーバ、社内システムを使わずに仕事はできていますし、当社の社員も自宅や出先でサクッと終わられることが出来るものがたくさんあります。何かあると会社に駆けつける、という仕事もありますが、そうしなくても済むこともたくさん。
 
Google Apps for Business(一人あたり月額600円)
Googleが提供する有名なグループウェアですね。メール、連絡先、カレンダー、グループに、ドライブと呼ばれるオンラインファイルサーバ。PowerPoint、Excel、Wordはそのままアップロードして編集も可能ですし、僕はIllustratorのファイルなども保存しています。また、申し込みフォームなどのフォームを作ることもできます。
メールとドライブを合わせて、容量が30GB(一人あたり)という大容量なのも魅力的ですね。メールをパソコンに落とす、なんて必要がなくなりますし、自分が発信したメールが、パソコンでもスマートフォンでも気にせず検索することができます。
 
Dropbox(個人用は2GBまで無料、ビジネス版は月額15ドル)
こちらも有名なDropBoxです。無料版を企業内で使っている方も多いようです。パソコン内のファイルを同期させることができるので、万が一間違えてファイルを消してしまった場合もちょっと安心。ま、間違えないことが一番ですが。
当社の場合は、社内の資料はDropBoxに保存することで、出先で急に必要になった書類も安心して取り出し、あるいはお客様にお見せすることができています。
 
ChatWork(一人あたり200円以下)
こちらは、何度かご紹介しているチャットワーク。社内チャットなのですが、プロジェクトごと、あるいは案件ごと、また部署ごとなど自由にチャットを作ることができて、どの話をどこでしていたか、なんて迷うことがなくなりました。当社は現在、お客様からのメールを転送する以外は、社内メールは使っていません。今から考えると、社内メールには無駄な文章が多いように感じます。

Zyncro(一人あたり月額600円程度)
こちらは社内SNSです。社内チャットと社内SNSの両方を使っている必要性について質問を受けることがありますが、全然位置づけが違います。こういうところは、直接お見せしないと分かりづらいところですが、社内チャットは日々の業務、社内SNSは、もう少し大きい単位に使っています。
 
bigtincan hub(一人あたり月額1,500円)
オーストラリア発のベンチャーで現在はアメリカのボストンに本社を構えるbigtincan mobile社が提供する多機能クラウドサービスです。僕は主にプレゼンテーションに活用していますが、PowerPoint、Excel、Wordといったオフィス系ファイルをiPadやiPhoneで編集できるのが魅力です。申しこめば、要領無制限というのも魅力です。長年使っていると、ファイルの数はどんどん増えますからね。それをいちいち整理しなくてもいいのですね。
 
Evernote Business(一人あたり月額1,100円)
こちらも有名なエバーノート。僕は以前からプレミアム会員だったのですが、現在は会社でビジネス版を利用しています。必要な議事録、ドキュメントなどをどんどん社内で共有できるのが便利ですね。いただいた名刺もすべてスキャンしてエバーノート、がラクです。名刺はScanSnapで読み取り可能なPDFにしておけば、検索も容易です。
 
Zoho Invoice(年額36,000円、ユーザー無制限)
中小企業向けのクラウドサービスをどんどん発表されているゾーホー社ですが、そのコア機能であるインボイス。名前の通り請求書サービスですが、見積書、請求書、入金管理まで一元管理できるのが便利です。当社の売り上げのコアを担ってくれているサービスです。同様に、Zoho CRMも利用させていただいています。

Teachme(一人あたり月額500円程度)
こちらも何度かご紹介しているマニュアルや手順書を、スマートフォンやタブレットで簡単に作成できるサービスです。当社はありがたいことにリピーターのお客様が多いのですが、そのリピーターのお客様向けのサービスを手順書に落としていくようにしています。そうすることで、次は別の社員が対応したとしても、間違いは生じなくなりますし、品質も一定に保つことが出来、我々は付加サービスに注力することが出来るようになります。
 
CLOMO MDM(一人あたり月額300円、管理パネルは別途年額24,000円)
iPhoneやiPadといった端末の遠隔管理サービスです。普段は必要ないですが、遠隔で管理でき、プッシュ機能があるのも便利ですね。MDMは現在日本で60以上のサービスが展開されていますが、大事なことは「どの通信会社でも使える」ことと「管理画面が使いやすい」ということですね。同じ理由で管理画面が進化したものがAirWatchですね。
 
mindmeister(一人あたり5.99ドル、個人用)
これは僕一人で使っているマインドマップを作るサービス。提案資料の整理や事業案を練る際に便利ですね。ホワイトボードに書きだすのも好きですが、こちらは場所を選ばいところがいいです。
 
Cacoo(一人あたり月額480円、個人用)
こちらも僕一人で使っている業務フローチャートを作ることが出来るサービスです。複数社をまたがった業務フローの整理には、必ず業務フローチャートを描いていますが、その際に必須なサービスです。
 
こうやって書き出してみると結構ありますねー。逆に考えると、これらのサービスのおかげで、社内にこもりっきりにならなくて済んでいます。これらのクラウドサービスのおかげで、出先でも週末でも、必要なときにサクッと仕事を済ませることができる。当社のWebを作っていただいている、佐々木さんがブログに書かれていましたが、時間で就業を縛る時代ではなくなってきているのかも知れませんね。少なくとも、当社はそうなっています。

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