メールの失敗あれこれ。

ただいまプチ夏休み中の田中淳子です。明日の午前中で終わります。（なぜか、午前中まで・・・笑）

この機会に、と、色んなものを片付けていたら、むかーし取っていたメモがたくさん出てきました。その中に、「新入社員が入社して1年の間にやってしまった”メール”のトラブル、失敗」というのがあり、「ああ、わかるわかる。新入社員に限らず、誰でもやっちゃったーということはあるのではないかなあ」と思いまして、自分の備忘録的にもここに書いておきます。

【「送信した＝伝わった」ではない】
●メールを送ったので、相手は読んでいると思い込んでいたが、読んでくれていなかった
●メールを送ったが、相手に届いていなかったらしい
●一斉同報で、周知したつもりが、「そんなこと、知らない」と言われた

【漏れ】
●添付ファイルの付け忘れ
●件名なし、で送ってしまう
●書きかけなのに、送信してしまった

【礼を失した】
●顧客に対するメールで相手のお名前に敬称をつけなかった　　（例：　ABC会社　山田　←　”様”をつけなかった）
●相手を間違えた
●同姓の、違う相手に送ってしまった
●以前のメールを再利用する際、余分なところまでつけて送ってしまった

【書き言葉の落とし穴】
●つい「喧嘩ごし」で書いてしまった（書いた時はそう思っていなかったが、あとで読むと「喧嘩ごし」にも読める）
●主語・目的語などを明記しなかったことで、相手に内容を誤解された

そのほか、「直接話せば誤解を生まなかったのに、メールで済ませていたので、トラブルになった」とか「電話がありました、とメールしたら、メモを置いといて!と叱られた」「なんでもメールで送っていたら、”そんなこと直接言えよ”と先輩に注意された」など、「メール依存」による失敗もありました。

以前、こんな例も聞いたことがあります。

「自分のミスを上司から叱られ、反省文を書いて寄こせ、と指示された。どうやって書けばよいのかわからなかったが、そういえば前に先輩が反省文を書いていたなあーと思いだし、受信フォルダーからみつけた。それを自分なりに直して、上司に送ったら、上司から席に来るように言われた。さっきよりももっと怒っている雰囲気が全身から見て取れる。上司に言われた。”キミは、いつから山田という名前になったんだー”と。画面を示され、よく見ると、先輩の署名部分までそっくり全部を残していて、他人の反省文を再利用したことがバレバレだった」

エコの3R(Recycle、Reuse、Reduce）。

メールにも使えそうな考えではありますが、Reuseの場合は、要注意ですね。