メールの返し忘れやもらい忘れを信号のメタファーで防ぐ

ここ半年くらい快調に機能しているメール系Lifehackを一つご紹介。
返信のし忘れやもらい忘れを防げます。メーラーはThunderbird。

Thunderbirdでは各メールにラベル（バージョン2ではタグ）を付けることができ、
ラベルの付いたメールはメッセージリストペイン上で色付き表示されます。
ここで使うのは3つのラベル。僕は1と2を他のフォルダで他の用途に使っているので
3～5に、以下のラベル名と色を割り当てています。

1. （今回未使用）
2. （今回未使用）
3. 「要アクション」（赤） － 何か作業してから返信する
4. 「要返信」（オレンジ） － 返信する
5. 「先方待ち」（青）－ 相手からの返事待ち

ラベルnには数字キーnがキーボードショートカットとして標準で割り当てられていて便利です。
このラベル設定と、送信メールを自分にもBCCする（あるいは受信フォルダにコピーする）設定をして、運用開始。

未読メールを読みながら、まずは4（ただ返信すればいい）か3（返信する前に何か作業が必要）かだけを判断。
それ以外のメールはまとめて_ARCHIVEというフォルダに入れてしまいます。
メールを送信したら、5（相手からの返事を受け取りたいメール）かどうかを判断し、それ以外は_ARCHIVEへ。
メールのやり取りは得てして長いスレッドになりますが、僕は受信トレイで各やり取りの状態を一覧したいので
最新メールのみ受信トレイに残しています。
スレッド形式で表示させ、最後のメールの色で状態を識別してもいいかもしれません。

こうしていくと、右図のようにメッセージリストペインが信号カラーになっていきます。
あとは赤とオレンジを減らすべく仕事に励みます。
青が多くなってくると素直に嬉しくなるのが、このやり方のいいところ。