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ケンブリッジ語録#3 「共有」が目的の会議などあり得ない

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僕が勤めるコンサルティング会社、ケンブリッジには、厳しいプロジェクトの現場で生まれてきた「語録」がある。
多くのコンサルタントの琴線に触れ、成長を促すカンフル剤になってきた。現場感がみなぎるエネルギッシュな語録を書き留める。今回はこれ。

語録画像3.jpg

「共有」が目的の会議などあり得ない

プロジェクトは会議を中心に進んでいく。
だからケンブリッジでは会議の準備をきちんとするのだが、これが難しい。特に難しいのは「目的」「ゴール」の設定だ。

僕は昔、「この会議の目的は"決定事項を共有すること"です!」

と張り切って説明して、当時のプロジェクトマネージャーに随分怒られた。

会議のゴールや目的を考える際に「情報共有する」というゴールを設定してしまいがちだがそれはNG。
えー、だって共有できればいいじゃないか!
という声が聞こえてきそうだが、でもそれは説明する側の都合。


当時のプロジェクトマネージャーはこう話してくれた

「すること」は会議の目的になり得ない。することはあくまで手段だ。
「何を達成したいのか?」「どのような状態を作りたいのか?」を考えろ。



言われて見ればその通りだ。

会議は何かを変化させるために行うものだ。
であれば、何をどう変化させるのか明確にしろ!
何も変わらないのであれば、会議なんてやる必要ない。
メールで済ましとけ

ということだ。
何のために情報共有したいのか?情報共有することで、参加者をどんな状態に持って行きたいのか

これが会議の目的、ゴールを考えることになる。

・・・今でも常に気にしているなぁ。

コンサルタント瀧川さんのコメント

去年の3月頃、ケンブリッジに入って初めて会議を準備した時に、プロジェクトマネージャーから同じ言葉をいただきました。

会議資料に今日の目的として「システム画面イメージを確認し、運用イメージを共有する」と書いた時、「共有したその先に何があるのかを考えろ!」と言われました。

課題を洗い出すのか、運用プロセスを決定するのか、課題の対応策を決定するのかで会議の内容も変わってくる。だからこそ、何を達成したいのかが明確でないと準備ができないと。

ゴールを明確にすることこそが会議準備の第一歩だと気が付きました。
確かその時のアジェンダには「プロトタイプ運用共有」とか書いていた気がします...。これをそのままゴールにしちゃったんですね^^;

「ゴールはセッションでたどり着きたい状態、議題はそのための手段」アジェンダの羅列をゴールにしていたら意味が無い!
この一言が「SessionPrepとは何か」を考えるきっかけでした。


コンサルタントS川さんのコメント

資料の最初に「本日の目的とアジェンダ」のページがない資料は大抵ダメ
本文を書いてから「本日の目的とアジェンダ」のページを書くやつは大抵ダメ
「目的」と「アジェンダ」に同じことが書いてある場合は、たいてい目的について何も考えていない


※ケンブリッジでは、議題のことをアジェンダと呼びます。


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