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日報・週報で人を育てる「コメント力」

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 新入社員が配属になり、OJTリーダーとして育成にあたっている方も多い時期。理想としては、じっくり時間をとってコミュニケーションを取りたいところですが、なかなか時間が取れないことや、ロケーションが異なり会うことそのものがしにくい場合も。そんな時こそ活用したいのが日報や週報。

 そこで今回は、日報や週報でのコミュニケーションポイントについてご紹介します。

 新入社員の育成では、多くの職場で日報や週報を活用しています。本来は、日報や週報の構成や新入社員が記入する際の書き方など、工夫できる点は多々あります。しかし今回は、上司や先輩側が記入する「コメント」を意識することで、新入社員の意欲が高まり成長にもつながるポイントに絞ってお伝えします。

人間関係がバラバラな組織と良好な組織では「上司コメント」にどんな違いがあるのか?
 仕事柄、研修前の事前課題や研修後のレポートを通じて「上司コメント」を目にする機会が多々あります。何年もコメントを見続けてきたことにより、ある時期から「上司コメント」を見ると、その職場の人間関係が汲み取れるようになってきました。人間関係がバラバラな組織、よくも悪くもない組織、良好な組織など・・・。

 コメントの傾向によりどのような違いがあるかをざっくり分類すると、人間関係が
 ・バラバラな組織・・・コメントが、複数の人に対して同じ。あるいは、素っ気無い
 ・よくも悪くもない組織・・・コメントが、「お願い」や「アドバイス」中心
  (語尾に、~してください、~すべき などの表現が多用されている)
 ・良好な組織・・・コメントが、「日頃の感謝」+「その人に向けたメッセージ」
  (その人の取り組みに対する上司としての思いや、励ましの言葉など)

 という違いです。

 分量にしてA4/枚程度のレポートに書かれた、たった数行の「コメント」。その中に、言葉以上のものが表れるものだな~と思うのです。

 ということで、「良好な組織」の上司が心がけている「日頃の感謝」+「その人に向けたメッセージ」は、コメントを書く上ではぜひお勧めしたいポイントです。さらに、新入社員の「日報」や「週報」の場合は、「コメント」はもう一工夫が可能です。

新入社員育成に効果がある「コメント」とは?
 それは、「成長した部分をフィードバックする」ことです。

 どういうことかというと、新入社員は入社時から数ヶ月、仕事によっては1年以上、新しいことを身につけることが中心です。その間の新入社員の気持ちは、「仕事を早く覚えたい」、「任されたい」という思いと同時に、「自分はいつになったら先輩みたいにできるようになるだろう」、「間違わないだろうか、失敗しないだろうか」、「本当に向いているのだろうか」ということも感じています。そのため、「自分が何かをできるようになっている実感がほしい」のです。

 そのような時に、思うようにいかないことが続いたり、ミスをしたり、注意をされたりすると、必要以上に落ち込みます。その落ち込みを、表情や態度に出してくれればいいのですが、そこは意外とポーカーフェイス。見た目にわかりにくいのです。

 見た目にはわからないので、時折、モチベーションに働きかけることが必要です。その際に有効なのが、「成長した部分をフィードバックする」ことです。それではどのように取り組めばいいでしょうか。

 それはとてもシンプルです。

 ・今日は、○○ができるようになったね!
 ・○○が、先週よりも早くなったね!
 ・○○の、精度が高まったね!

 といった、「成長要素」を、「昨日と今日」、「先週と今週」、「先月と今月」、「入社時と現在」のような時間経過の中で見つけて伝えるだけです。日報や週報に書ききれない場合や、日報や週報を活用していない場合は、口答やメールメッセージなどで伝えても効果的です。

 暗中模索で取り組んでいる新入社員にとっては、努力していることが伝わっていることをわかってもらえるだけでも、光が差すような気持ちになることでしょう。

 コメント後、その後の取り組みに変化があれば、またそれを伝えれば、いい循環が生まれます。よかったら試してみてください。

 と、今回は、新入社員を中心にしてみましたが、案外、ベテランや先輩方も一緒かもしれませんね。

 周囲を見回して「成長点」(ベテランや先輩方は「良い変化」なども)を見つけ伝えてみませんか?

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