グループウェアの新規導入や乗り換えを検討している担当者様へ。最新のグループウェア情報をお届けします。

店長100人のモバイル(iPhone、その他キャリア)利用で毎日50万円の費用効果を出したグループウェア

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 タイトルにある通り、「築地銀だこ」で有名な株式会社ホットランド様に弊社のアイポを導入いただいた際、グループウェアの費用効果としてかなり具体的な数字を出すことができたので、ご紹介します。

課題:日本全国にある店舗の店長を繋げたい

  • 月に1回、全国の店長をまとめるエリアマネージャによる会議があるが、よりリアルタイムな情報のやり取りをしたい。
  • 孤立的な状況になりやすい店長へ、他店舗のノウハウ共有やコミュニケーションを円滑に行えるようにしたい。

全国の店長100人でモバイル(iPhone、その他キャリア)で利用

iPhone画面

 PC以上に気軽に扱えるよう iPhone や携帯によって、本部から店舗へ、店舗から本部への情報をリアルタイムで共有できるようにしました。

  • 業務日報
    月1回の会議のみでなく、日報として情報共有することでより早い問題解決などが可能に。
  • 掲示板
    店舗ごとのノウハウ共有や店長同士の情報交換など、コミュニケーションの円滑化。
  • 本部スケジュール
    新商品の発売スケジュールなど、全店舗共通の本部からの情報が店舗でも確認可能に。
  • アドレス帳
    各店舗や窓口など、全社的な連絡先を共有可能に。

 「情報共有」という大義名分では成功しているように思われますが、では実際にこれを費用換算すると、どれほどの価値になるのかを計算してみました。

費用効果は50万円以上

 上記の主な機能のうち、「業務日報」にフォーカスして価値を計算してみます。

 まず従来通りの月1回の会議で、店長100人で同時にコミュニケーションを行うとしたら、下記のような計算になります。(※各種金額はすべて仮定の概算となります)

店長の時給:月給30万円÷20÷8=1,875円 / 店長100人で3時間の会議:562,500円(+会場費+交通費)

 実際に100人の会議を3時間で行うと、一人当たり1.8分になるので必要最低限の報告発表に限られそうです。
 また銀だこさんは北海道から沖縄まで、さらには香港・タイ・シンガポールと店舗を展開されているため、交通費を考えますと月1回もコスト的には現実的でないように思えます。

 次に、グループウェアで業務日報を導入した場合を計算してみます。

日報作成の月間コスト:5分(1,875÷12=156)×20=3,120円 / 店長100人で日報作成:3,120×100=312,000円

 実際に集まる必要はないので、あくまで人的コストのみで、さらには月1回ではなく毎日ありますから、情報量は20倍になります。

 では情報量を同じ倍率にするため、会議1回と日報1回のコストを比較してみますと…

会議:562,500円(+会場費+交通費) / 日報:156円×100人=15,600円 … 店長100人の1回の報告に、546,900円以上の削減成功

 あくまで概算ではありますが、以上のような具体的な数字でメリットとして出すことができました。

 そのほか、日報の中から問題点をより早く見つけ解決するなど、数値化しにくいメリットも含めると、計算以上の価値もあると断言できます。

 今回は一つの機能のみでも充分な費用対効果を示すことができましたが、複数の機能を使いこなせてもらえれば、2倍・3倍と効果は上げられるものと考えられます。

 グループウェア社内推進のコツとしては、「機能の豊富さ」で利便性を説くだけでなく、単機能のみでも高い効果を発揮できることを伝えられれば、シンプルにメリットが伝わりやすく、かつ利用者に負担を感じさせず、良い結果に繋がりやすくなります。

 グループウェアをご検討中の方のご参考になればと思います。

Aipoのカスタマイズにつきましてもお気軽にお問い合わせください。

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