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「緊急度」と「重要度」のちょっと違った使い方

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こんにちは、ナレッジシステムズの長谷川です。

たくさんのタスクがある場合、どれから手を付けるべきか区別する時にも役立つマトリックスとして、「緊急度」と「重要度」で振り分けていく方法があります。

どちらも高いものは「とにかくすぐやる」、どちらも低い場合は「いつかやる」といった感じで優先順位を付けて割り振っていくことで、タスクを4つのエリアに分けていくことができます。

たった4つのエリアではありますが、さらに各エリアでも優先度を付けていくことで、いま何をすべきか、何ができるかといったことを視覚化して判断していく助けにもなってくれます。

そしてこれはそのままToDoリストとしても使っていくこともできますので、日別、週別、月別、年別と分けていくことで計画表的な使い方も可能になってきます。

さらに、やる気(スタートさせる力)やモチベーション(継続する力)の維持にも一役買ってくれる使い方もあると思っています。

とはいっても、これは通常のマトリックスの意味とはちょっと違った見方、使い方になってくるとは思うのですが、ツールの使い方としては、本来の意味にプラスαがあったほうが、自分の為になっているという気持ちにもなりやすいので、それだけでもモチベーションアップにつながったりします。

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さて、ではちょっと違った使い方として、どんなことを考えてみたかというと、

「緊急度」も「重要度」も高くないものを先にこなしていく

ことと、

「緊急度」は高くないけど「重要度」が高いものを続けていく

この2点になります。

最初の「「緊急度」も「重要度」も高くないものを先にこなしていく」というのは、本来だったらあとでやるべきことを、今やるという真逆のことをします。

ただしポイントとして、いくつのタスクを終わらせる、1時間だけとりかかるといった制限を設けておくことが重要になります。

それはその限られたことをクリアしていくことで、達成感を得やすくなるからです。
そしてこの達成感を得る際に、やる気というものも動き出します。

この動き出したやる気を生かして、そのまま「とにかくすぐやる」ことを続けてやると、スムーズに仕事などを進めていきやすくなると感じています。


次の「「緊急度」は高くないけど「重要度」が高いものを続けていく」は、継続していくことを目的としてタスクを割り振っていくことを意識します。

本来、タスクをクリアしていくことが目的でもあるのですが、この場合はずっとタスクを無くさないようにしていくことがコツになります。

何かの役に立つことを続けられているという実感は、モチベーションの維持にも役立ちます。

ですので、クリアしてしまっても、次に毎日できそうなタスクをこのエリアに入れておくことを忘れないようにしましょう。

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各エリアに自分なりに重み付けをしておこう!

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<まとめ>

何かノウハウやツールを使う場合は、まずはその本来の目的である使い方をしてみることが大前提です。

その上で、自分なりにアレンジを加えてみることで、より使いやすくなったり、本来の目的からはずれてしまっている感じがしたとしても、役に立っている感覚や結果があるのであれば、その使い方を続けてもOKだと私は考えています。

システム開発などでも、開発側が思いつかなかったような意外な使い方を、利用者側から提案されたりすると、はっとさせられることがあります。

そしてそういった意外性の中から出てきたアイデアを生かしていくことで、より良い形や結果につなげていけるのではないでしょうか。


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