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「締め切り効果」の使い方をより効果的にする方法

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こんにちは。ナレッジシステムズの長谷川です。

多くの仕事や勉強には、いつまでに仕上げなければならないといった「締め切り」が存在します。

大事なプレゼンがあるのに資料ができていなかったら、提出日までにレポートができていなかったら単位が取れない、このような状況であればなんとかしようとするはずです。

その締め切り日時がはっきりしていて、そこを逃すとまずいということが本能でも理性でも分かっていると、死守しようと頑張ります。

つまり締め切りが明確になっていることで、するべきタスクに集中できる(集中しなければならない)状態になれることが、締め切り効果なのだと私は思います。

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ですが、この締め切り効果は、ギリギリにならなければすべきことをしないという「先延ばし」が癖になっていて、計画的なスケジュール管理ができていないという見方もできます。

そこで、せっかく締め切り効果で力を発揮できるのですから、その力をより効果的に使って、いつでも集中力を高められる方法を3ステップで考えてみたいと思います。

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例として、やるべきことを「掃除」と設定してみます。

ステップその1:タスクをできるだけ詳細にしていく

やるべきことが明確になれば、達成するために必要なタスクが見えてきます。
まずはそのタスクをできるだけ詳細にしていきます。
その際のルールは、無理なくまたはちょっと無理すればできそうだなと思う内容・単位にしましょう。無茶すればというのはNGです。

やるべきこと:掃除
タスク:本棚、机の上、机の引き出し、床、お風呂、トイレ


ステップその2:締め切り日時を明確にして、費やす時間も設定する

やるべきことと、それぞれのタスク毎に、締め切り日時とそれに費やす時間を設定していきます。

一覧で分かるように、使い慣れたスケジュール管理アプリ(ソフト)を使うことをオススメします。

やるべきこと:掃除:2013年12月30日(月)15時まで、トータルで10時間まで
タスク:
本棚:2013年12月10日(火)2時間まで
机の上:2013年12月11日(水)1時間まで
机の引き出し:2013年12月12日(水)2時間まで
床:2013年12月20日(金)2時間まで
お風呂:2013年12月27日(金)2時間まで
トイレ:2013年12月30日(月)1時間まで


ステップその3:成果を見える化する

締め切り日時までの時間の使い方は、今まで通り自由でOKです。
そのほうが締め切り効果も高まります。

但し、タスクに費やした時間は、分単位で記録していきます。
こちらの管理も、アプリに入力していく方法で続けていきましょう。

タスク:
本棚:2013年12月10日(火)2時間まで
 実績:2013年12月1日(日)30分
 実績:2013年12月4日(水)60分
 実績:2013年12月5日(木)30分

机の上:2013年12月11日(水)1時間まで
 実績:2013年12月5日(木)30分
 実績:2013年12月10日(火)30分

no42.jpg<費やす時間を意識しましょう>


費やした時間を見える化する目的は、時間を守ることをより意識するためです。
1分でもオーバーしたら作業を止めるというルールも守ってみてください。
これが締め切り効果を持続させるためには効果的です。

また、実績から成果が分かることで、モチベーション維持にも役立ちます。
ストップウォッチやタイマーを使って、設定した時間内で終わるように意識しましょう。
※慣れてきたら、「今、ノッてるからあと10分続けよう」といったアレンジをしてもよいかもしれません。

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<まとめ>

今まで「その日までに終わらせればOK」と漠然とした締め切り効果ではなく、より具体的にタスクを用意して、それぞれに時間単位で締め切り効果を使っていければ、集中する時間を意図的に作ることができるようになっていきます。

「ギリギリに強いタイプ」も強みではありますが、目標達成能力をレベルアップさせるための3ステップ、試してみる価値はありそうです。


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