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「当たり前」なことほど、きちんと説明することが大切です

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こんにちは、ナレッジシステムズの長谷川です。

自分の得意分野のことなどについては、専門用語を当たり前のように使って話をすることができると思います。

ですが、専門外のことになるとすぐに理解できなかったり、意味不明になってしまうという経験をされたこと、あるのではないでしょうか。

例えば打ち合わせなどで、IT関係のプロ同士であれば専門用語を使いながらスムーズに話も進みますが、詳しくない人からすれば、何を言っているのか意味が分からない、という状態になってしまうことも。

仕事上の打ち合わせなどでは、専門分野の違う人達が集まって行うこともあると思いますが、そういった中でこそ、自分にとって当たり前だと思っていることほど、きちんと相手に伝えるというプロセスを怠らないように、気をつけていきましょう。

気をつけていくことで、ミスコミュニケーションを減らすことにもつながりますし、自分自身の説明力というスキルアップにもなるのではないでしょうか。

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以前、「システム開発を、家造り(住宅選び)に、例えてみました」という記事を公開しました。http://blogs.bizmakoto.jp/whasegawa/entry/7616.html

この記事ではシステム開発について、たとえ話を使うことでITについてあまり詳しくない人に少しでも誤解なく、理解を深めてもらえるようにという意図で書きました。

自分の専門性を相手に伝えるには、相手の専門性に置き換えて話すことや、共通分野に合わせてみたり、または全く関係ない分野であっても、誰もが知っているようなことを例にして話してみるなど、よりわかりやすく伝える工夫が大事になります。

伝え方については、自分が話しやすい方法と、それをわかりやすく話すというポイントから、常にボキャブラリーを増やしていくことも、ビジネススキルとして大切なことのように感じます。

そして、伝える相手の理解度に合わせて、言い方を変えてみたり、繰り返し伝えてみたり、当たり前すぎることでもきちんと伝えてみるという姿勢でいることが、伝えるべきことをきちんと伝えられる秘訣になっていくような気がします。

no47.jpg<意思疎通のために必要な共通言語を見つけていきましょう!>

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パソコンを使う際に、「そこをクリックして・・・」というと、Windowsパソコンに慣れている方なら、普通に「左クリック」をすると思います。

ですが、まだ慣れてない場合ですと、それが右クリックなのか左クリックなのか、パッと判断できないケースもあったりします。

そういう時に、「そこを左クリックして・・・」といったように、正確に伝えてあげることで、相手の方はより安心して作業に取り組めるようになっていきます。

他にも、何か契約事などの説明の際に、記載されている当たり前のような言葉であっても、知らない人にとってはそれがどれくらい重要なことで、それについてどれくらいの理解や注意が必要なのかということが、わかっていないということもあり得ます。

後から「ここに書いてあるとおり・・・」と説明することで契約上は問題ないのかも知れませんが、相手の立場からすればそれは「聞いてない」ということにもなりかねません。

こんな当たり前のことも理解できていないのか、という気持ちが出てくることもあるでしょう。

しかし「当たり前」ということには、人それぞれ違ってくることがある以上、意思疎通が十分できないケースが生じてしまうことも、起こり得るわけです。

そうならないための方法として、自分自身の経験から、そこはきちんと伝えたほうが良いと思うところについては、しつこいほど丁寧に、その当たり前を伝えるという作業をしていくことが、結局は自分自身の助けになるのではないかなと思いますが、いかがでしょうか。

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