ストレス無し仕事術：チェックリスト

ストレス無し仕事術第６弾は、業務マニュアル作成の代わりに、業務のチェックリスト作成を各業務担当者に実施してもらい、実際にそれを使った業務の遂行を進めました。これにより、作業時に何をしなければいけないかという空転が減るとともに、担当者が複数化できること、さらには業務の正確性が格段に上がりました。

アナログ的な業務推進方法ですが、ITシステムを大掛かりに導入する前に、自分たちで正確に業務を行うためには必要な措置です。これは20世紀の知恵でしょう。

★【朝メール】20090115より＿＿

＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

□□マニュアル化

業務についてマニュアル化を進めていきます。

いきなりマニュアル化と言っても、なかなか構えてしまって作るのは大変なので次のように進めていきます。

まずはチェックリストの作成を進めます。

例えば新規にお客様を登録するとき、例えばサポートの電話を受け付けたとき、例えばデモ機を設置するとき、例えばものを購入するとき、例えばホームページを変更するとき、何をしているのか、何をしなければいけないのか。項目を順番に書き出してリストアップするのです。

そしてそのリストの横にチェック用の □ と担当者欄を並べておいて紙にプリントアウトします。その業務を実施する度に担当者がチェックをする。そのチェックがあることで業務が抜かりなく実行されているということを確認するのです。

実際に運用をしてみて、その中で内容の過不足を修正して、安定したところで、各項目ごとに説明をつければ、それが立派なマニュアルになります。各位には自分が何のチェックリストを作成するか手を上げてもらいたいです。それを今日のDRに記載してください。

★【朝メール】20090129より＿＿

＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

□□チェックリスト

昨日は「会社の登録」と「ライセンス証明書のチェック」をするためのチェックリストで業務が進んでいました。ところが、窪田さんが作成したものを次に伊達さんがチェック、そして「サポートサイトへの登録をする」という段階で詰まってしまいます。

「会社の登録」のチェックリストによると、「サポートサイトへの登録」が「ライセンス証明書の発行」よりも後に来ています。ところが、ライセンス証明書のチェックに必要な情報は「サポートサイトへの登録」をしなければ得られないはずです。

「おっ、矛盾点発見！」と思い、チェックリストの手順変更が必要になると考えました。すぐに作道さんら関係者で話し合ったところ、ライセンス証明書に記載するサポートサイト必要情報は別な手法で入手できるということがわかりました。

なるほど、明文化してあると、矛盾に気がついたり、あるいは矛盾していないことが証明されたりするわけです。さらには、普段その作業をしていない人が、時間はかかれども、チェックリストを通じて同じ作業を同じクオリティで実施できるのです。

チェックリストによる業務推進は思ったより効果が高いです。全てのことをチェックリスト化できるはずです。引き続き、進めてください。