ストレス無し仕事術：Next Action運用後３週間

ストレス無し仕事術第７弾、ネクストアクションとチェックリストが軌道に乗ってきたころの朝メールです。

【朝メール】20090213より＿＿

＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

□□会社のしっかり感

ここのところ会社の中が明るくなってきたと思いませんか？

11月に引越ししたときには一瞬、スペースがたっぷりになって少し雰囲気が変わりました。ところが、12月にもなると、従来のやれどもやれども仕事が降りかかってくる、そして実施できないでいるとりこぼし感に個々が悩む、ストレスの多い職場へと戻ってしまいました。

その頃の危機感を書いた朝メール原稿があるので転記します。
(そのとき結局は出しませんでしたが。。)

今の我々での問題は、やるべきことリストや指示が、業務の途中でどこかで消えてしまうことにあります。会議で決めたこと、個人に頼んだこと、それらがシェアされきれず、中途半端な状態でいても、実施されないでままでいても、なんとなく見逃されてしまうというところにあります。皆忙しいのだから仕方がないのだ、そんな逃げ癖が根強くはびこっています。まずその体質を改善することが増員よりも先だと考えています。

朝メールではなるべく細かく各人に指示をするようにしていますが、その指示を守らなくても、無視してもおとがめ無し、という状態を長く続けすぎました。それが朝メールの弊害だと反省しています。それなので、朝メール的な習慣でいいものは残したいのですが、弊害は直していくと決めています。

やるべきことができていない、それを見つけ出しては頭ごなしに指摘するのもありです。でもそれは、ランダムに偶然見つけたものに対してにだけ可能であり、交通事故的であり、見つからなければいいというような風土の温床になります。

個人の面子をつぶさずに、やるべきことができていないことを、より正確に知らせる仕組みが必要だと考えるようになりました。何をやるべきなのかということを明確に示せて、それがどこまでできているか、できていないのかということを可視化できればいいのです。そうすれば自ら何するのかがリストで見えていて、自分のプライドでそれらをぬかりなく実施していく、そしてそれが自他共に認められる、そのようなことが実現できるはずなのです。

組織として、やるべきことを可視化し、リマインドし、やり遂げられたことが確認できる、確認される、そんなツールがあると理想的だと考えています。その一つがチェックリストによる業務の標準化であり、もう一つが、タスクの進捗管理です。これらを整備していけば、混沌としていた業務が、少なくとも目の前の何をすればいいのかということに細分化されます。

あるべき姿というのは漠然と思い描かれるものですが、それを具現化していくときには、トライアル・アンド・エラーをしながらも小修正をしては新たにトライをし続ける、するといい仕組みに仕上がるものです。

今回、頭の中に貯まりがちな、やるべきことリストであるTo-doでの管理をやめていくことにしました。いつまでもやるべきことのリストが変わらないし、それがかえってストレスを貯めてしまう原因になるからだと本に書いてあったからです。沢山のやるべきことを頭にかかえて、悩み、行動につなげられず、アウトプットが下がるという現象です。

そこで、To-doではなく、次は何をやるのかを、ネクストアクションとして細かく申告する仕組みに変更してみました。アクションなので、自分がそれを読めばすぐに仕事に取り掛かることができるのです。また、動きを迷わないようにするために、チェックリストでルーチンワークを標準化するという仕組みも同時に導入してみました。さらには、従来技術ですが、顧客別紙ファイルの整備を進めてもらいました。これで、お客様資料が一元管理され、探し物時間が激減するはずです。紙はまだまだ便利な一面を持っています。

お客様とのやりとりで生じる約束事、社内の会議で決まること、それらを全て、ネクストアクションという一行の行動計画に変換しておくのです。インプットの瞬間にやるのが望ましいです。報告書を書くとき、議事録を書くときです。さらには、メールを読んでも、その場でネクストアクションを考え、書いておけばいいのです。

一つの仕事が終われば、またそのネクストアクションリストに立ち戻ってみる、そうすることで、何をやるのかに迷うことはありません。故に空転する時間は少ないし、忙しいです。チェックリストに従った仕事も楽しいものです。迷いがないからです。

ネクストアクションはメンテナンスする必要があります。そのまま垂れ流しをしていたのではすぐにゴミためになってしまうからです。それなので、全体管理をエクセルと西村さんに作ってもらった専用ツールとで毎朝実施してみています。どこまで破綻せずに動かすことができるかが大きなチャレンジだったわけですが、毎朝数時間の朝メール時間は貴重です。なんとか動かして３週間、軌道に乗せることができている感があります。

目の前のやるべきことが明確に定まっている組織は妙な明るさを持つということも分かりました。会社全体のエネルギーレベルが高まってきています。それが最近のこの職場の明るさにつながっているのだと思います。いい方法がみつかりましたね。続けましょう！

まだまだ、インプットの容易性、トレース性、リピート仕事のネクストアクション化、スケジュールとの連動など、テーマは色々とありますが、チームの能率を格段に良くするツール、方法に巡り合ったのかも知れません。

21世紀型の仕事の仕方なのか、これを追求していきたいとも思ったりします。