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外国人に学んだ、会議を円滑にするちょっとしたコツ

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私が28歳で米国に留学した時、一番苦労したのは、5~6人の多国籍チームでのプロジェクトでした。
しかも、こういったチーム課題が全体の半分程度。夕方に授業が終わった後には毎日のようにチームミーティング。

最初はもう悪夢でした。
国籍もバックグラウンドも性格も全部バラバラ。そして自分に自信を持った人たちはとにかく自己主張も強い。(私もその一人でしたが。)
でも、そんな環境の中で、このチーム会議を円滑に進めるために私が身につけた、ちょっとした技があります。

①同意できる部分は声を大にして同意する

日本人としては、そのとおりだなと思っても、せいぜい頷く程度。多くの場合は何も言わないのが同意、みたいなところありますよね。
そんな日本人としての癖を直し、同意はおおげさなくらい同意することにしました。また褒めることでも同意は示せます。
できれば、表情、声のトーン、ハンドジェスチャーもつけて。

 「I agree with you!」
 「Agreed!」
 「Good (great) point!」
 「That's (absolutely/definitely) right!」
 「Exactly!」
 「Tell me about it!」
 「That's very interesting!/wonderful!/fantastic!」

これは、誰かが会議中に発言する度に何度も何度も使えますし、特に自分で意見を言えなくても、上記の言葉を発していれば、自分と同意見の発言者を盛り上げることもできます。また、「あいつは自分の意見もないのか」という印象を持たれることなく、会議にきちんと貢献できるのです。

②反対や違う意見を述べる時でも、まずは相手に理解を示す

私は、反対だと思うと「But」から始めてしまうことが多かったのですが、いきなり(しかも相手の発言を遮ったりして)「But」で言葉を始めてしまうとやっぱり角が立ちますね。反対された相手が身構えてしまう。これでは、人として敵対した格好になってしまいます。そこで、自分の反対意見を述べる前に相手に理解を示す言葉でワンクッション置くのです。この時は、顔は強ばらず、できるだけソフトに。そして、自分の反対だというポイントをできるだけ絞って、相手との相容れない範囲を可能な限り小さくすることが大事。

 「I see your point.」
 「I understand that...」
 「I agree the point that....」
 「It's true that....」

こんな簡単なことですが、私は上の2つのスキルを身につけたことによって、多国籍チーム内での会議の進行が随分生産的で前向きなものになっていくのを実感できました。そして、これは、会議以外でも、One on Oneのミーティングでも、メールでのやり取りでも応用できる技です。

そして、ここからが本題ですが、このスキル、実は日本人同士の会議においても、非常に有効だということを帰国してから気づきました。
特に、自分がオーガナイザーで、出席者に意見を求めたい時には、①の同意を意識して増やすことによって、普段意見の出にくい場を盛り上げることができます。

 「それいいね。」
 「なるほどね。」
 「同意です。」
 「いいポイントですね。」
 「素晴らしい!」
 「その通りですね。」

というようなポジティブなフィードバックをどんどん増やすこと。
これって、外国語でせっかくできるようになったのに、日本人同士になるとまた日本人の悪い癖に戻ってしまうというのでは勿体無い。
特に、価値観が多様化して、日本人同士だからといって「以心伝心」ができにくくなってきている今の時代には、まさに、外国人と話すように日本人と話すというのも、大事なことなのではないかと思っています。

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