会社員、事業経営者、そしてフリーランス。いろいろな働き方を通じて得た経験から、「楽しく働く」ためのヒントを綴っています。仕事は、人生を楽しむための最高の手段!働くことに悩んぢる方々にとって、新たな一歩へのキッカケになればと思います。

Eightキャンペーンで名刺を一気にデータ化してきた

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先日のブログで書いた通り、現在私は名刺管理に『Eight』というアプリを使用し、データ管理しています。名刺交換を行ったら、その日のうちにスマートフォンで名刺を撮影。するとEightの運営元であるSansan株式会社のスタッフさんが、撮影された画像データを見ながら"手入力"で情報を登録してくれるという優れもの。

ちなみに撮影がちょっと斜めになったり、名刺以外の背景が写真に含まれてしまっても大丈夫。情報登録の際に、ご丁寧にも画像加工まで行ってくれるんです。実際にやってみれば分かるんですが、名刺撮影って結構難しい...。再撮影を繰り返す時間はもったいないので、個人的には非常に嬉しいサービスです。

■渋谷のコワーキングスペースの"熱い"キャンペーン!!
さて、今回はそんなEightを利用している方、もしくは「利用してみようかな?」と思っている方に必見のキャンペーンをご紹介したいと思います。それが、


です!

このキャンペーンは、渋谷駅付近にある下記コワーキングスペースに行くと、そこに設置された専用スキャナで名刺をデータ化し放題という夢のようなもの。なぜ夢のようかと言うと、都度撮影すればデータ化はそこまで時間もいらないのですが、既に山積みになっている名刺をすべてデータ化するのは、スマートフォンからの撮影だと苦行レベルに大変だからです。

<キャンペーン実施場所>

このお話を聞いて、その翌日にはすっ飛んでいった私。Eightは実際に使っていて非常に便利なサービスだと思うので、キャンペーンで名刺データ化を行ってみてのレポートをお届けしたいと思います。

■オシャレ空間で寛ぎながら・・・
今回私が伺ったのは、アップルストア渋谷にほど近い「Connecting the Dots」さん。
写真 2013-11-07 13 55 35.jpgとても落ち着いた雰囲気で、これまで訪れたことのあるコワーキングスペースの中でも好きな場所です。以前、誠Biz.IDで書かせて頂いている連載「Re:Work!」でも取材させて頂いたのですが、女性でも訪れやすいオシャレな空間になっています。
写真 2013-11-07 13 48 42.jpg
中に入ってみると、入口からすぐ左手にありました!スキャナとタブレット、Bluetoothキーボードの置かれたデスクです。ここが、Eightへデータ化できる専用デスクになっています。

ちなみにこのキャンペーン、機材が各コワーキングスペースで貸し出されているだけでなく、名刺データの読取りは何枚でも無料!必要なのは、滞在時間分のスペース利用料のみです。機材は広いデスクに置かれているので、仕事でもしながら並行してデータ化するなんてことも出来そう。

では、さっそく名刺の読取りを行ってみます!

■タッチ&セットで速攻スキャン!
専用デスクに座ったら、まずはタブレットを操作して自分のEightアカウントにログインします。
写真 2013-11-07 13 08 45.jpg
Bluetoothキーボードも置かれているので、入力は手間になりませんね。「アカウントとパスワードを忘れた・・・」という方が多いようなので、事前に確認しておきましょう。私は、もちろんちゃんと覚えていましたよw
写真 2013-11-07 13 15 18.jpg
アカウントにログイン出来たら、さっそくスキャナに名刺をセット!裏表を気をつけておけば、セットする向きは気にしなくて良いそうです。1枚1枚確認しなくて済むので、ありがたい。

実は今回キャンペーンで使用されている「Eight scan」というアプリ、β版が一般にも無償提供されています。対応しているのは、富士通のScanSnapとのこと。そのため、

「渋谷遠いよ!行けないよ!」

という方でScanSnapをお持ちの方は、ぜひアプリをダウンロードして使ってみて下さい。私も帰宅後、すぐにインストールしました。
写真 2013-11-07 13 12 35.jpg
名刺がセットできたら、再び操作はタブレットへ。「スキャン」をタップすれば、あとは自動的にセットした名刺の読取りが始まります。コーヒーでも飲んで待ちましょう・・・

写真 2013-11-07 13 15 49.jpg
と、思ったら。読取り早ッ!!
30枚程をセットしていたんですが、あっという間にスキャナから吐き出されてきました。恐るべしEight、恐るべしScanSnap。コーヒー飲む時間も、トイレに行く時間もありませんでした。
写真 2013-11-07 13 17 50.jpg
読み取った名刺情報は、すぐにタブレット上へ表示されます。ちなみにスキャンは、全て自動的に"両面読取り"されていました。最近は、裏面にもいろんな情報を記載している名刺が多いですからね。

タブレット上では、すぐに画像編集が可能。例えば縦型の名刺が誤って横向きにスキャンされていても、ワンタップですぐに正しく修正できるというわけ。マウス操作でも可能とのことですが、こういう操作はタッチパネルが相性良さそうです。その辺も考えて、タブレット&Bluetoothキーボードが用意されているのかも。
写真 2013-11-07 13 18 53.jpg
確認&修正を終えたら、サーバーへ送信!もし続けて追加登録したい名刺があれば、連続してスキャンしてからサーバーへ送信することも可能です。あとはもう、Eightに名刺情報が登録されるのを待つだけ。ここまで10分程あれば完了です。ちょっとした空き時間でも、利用できるスムーズさだと思います。

■使い方が分からなくても安心
これまでの操作は、分からなければコワーキングスペースのスタッフさんに聞けば教えてもらえます。もし操作が分かる人がいない場合でも、ご安心を。ちゃんと使い方について解説書が用意されています。
写真 2013-11-07 13 11 01.jpg
スキャン後は、アンケートにも答えてきました。Eightやコワーキングスペースに関するものですので、気に入ったら書いて帰りましょう。こういう情報が、さらなるサービス改善に繋がるんですよね。

ちなみに操作について、1つだけ注意点が!
写真 2013-11-07 13 21 29.jpg
一度にセットできる名刺は、20〜30枚まで。これはスキャナ側のキャパなので、機種によって若干異なるかもしれません。あまりいっぱいに入れ過ぎると、上手く読み取れなくなる可能性もあるので注意して下さい。
述の通り何枚でも連続してスキャンできますので、一度の枚数に制限があっても問題はないと思います。ちなみに私は、合計50枚ほどの名刺をスキャンさせて頂きました。

■まとめ
Eightユーザー歴は浅いですが、

  • 紙の名刺を持ち歩かなくて良い
  • いつでも連絡先の方法が取り出せる
という点において、すでに大きなメリットを感じています。今やスマートフォンは常に携帯しているという方が多いと思いますし、これでまた1つ、そのスマートフォンに集約化できる情報が増えたということに。ビジネスマンにとっては"持ち歩く"情報が減ることで、カバンの中身もシンプル化するでしょう。

ちなみに名刺情報を登録した相手がEightを使っていると、名刺情報は自動アップデート。部署名や役職名、あるいは会社が変わっても、"人物"に紐付いているので、Eight上では常に最新の名刺情報が表示されるのも特徴的です。ビジネス上の付き合いは、一度名刺を交換しても、いつの間にか疎遠になってしまうことも少なくありません。人との繋がりをより強く持ち、またビジネスチャンスを逃さないという意味でも、この仕組みはぜひ多くの人に実践してみて頂きたいと思います。

ただし実際に使ってみて、スマートフォンで写真を撮影するのは思ったより手間になります。都度数枚の撮影なら問題ないのですが、まとめて数十〜数百枚となると話は別。しかしそれら山積みになっている名刺の中にも、大切な情報が含まれているから大変です。

名刺の電子化については、個人あるいは企業単位でも注目しているという人が多いのではないでしょうか。中には利用するサービス選びに悩んでいる方も多いと思いますが、そんな方には、ぜひこのキャンペーンでEightを試してみて頂けたらと思います。

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