会社員、事業経営者、そしてフリーランス。いろいろな働き方を通じて得た経験から、「楽しく働く」ためのヒントを綴っています。仕事は、人生を楽しむための最高の手段!働くことに悩んぢる方々にとって、新たな一歩へのキッカケになればと思います。

私が『Eight』で名刺管理を始めるまで

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ビジネスマンにとって必須アイテムとも言える「名刺」。月日とともに枚数が増え、机の中ではいくつもの名刺ホルダーが場所を取っている・・・なんていう方は、多いのでは?
写真 2013-11-12 14 04 20.jpgのサムネール画像
会社員やフリーランスなど、名刺は働き方に限らず使われます。中には、手作り名刺を持って就職活動に取り組む学生もいるほど。しかし名刺管理には、こんな悩みがよく聞かれるでしょう。
  • 量が増えすぎて嵩張る
  • 名刺が増えるごとに整理するのが大変
  • いざ必要なとき、目的の名刺が見当たらない
など...

そんな私も、少し前までは同じ悩みを持っていました。しかしある日、衝撃的な光景が私の名刺管理を変えます。


◼︎これ、お返しします。
ある日、仕事で取材をさせて頂いたときのこと。普段通りにまずは名刺交換をしたのですが、その相手がおもむろにスマートフォンで名刺を撮影し、こう言ったのです。

「名刺はデータ化してまして。紙がもったいないので、これはお返ししますね。」

手元に戻された名刺に目をやりながら、しばし停止。人によっては失礼だと怒りそうなこの行為ですが、私は怒りではなく、

「これがスタンダードになってきたのか」

という驚きを受けていました。

もちろんアプリを始め、名刺管理用のITツールが存在することは知っていました。しかしOCR機能は残念なものが多く、また手入力では非効率。取材相手は間違いなくITを駆使した効率化を実践する人物でしたので、彼がスマートフォンで名刺を撮影・管理したことに、衝撃を受けたのでした。


◼︎Eightです。
すぐに私も、このツールを導入してみました。それが、今も手元のiPone5SにインストールされているEightというアプリです。

実際には、他にもいくつかの名刺管理ツールをリサーチ&検証しました。OCRや手入力、PCメインのものまで。その際、私が重視したのは以下3つのポイントです。
  • スマートフォンをメインにしつつ、パソコンでも管理できる
  • 登録される情報が正確
  • 検索性が優れている
これらを満たしてくれたのが、『Eight』でした。実際には後から少し難点が出てくるのですが、まずはメリットに感じた部分をご紹介しておきます。
  • 名刺情報はスマートフォンのカメラで撮影するだけ
  • 保存されたデータを、専門スタッフが手入力してくれる
  • 保存情報をもとに自動で五十音別に振り分け&文字列検索
  • スマートフォンとパソコン、両方で情報が同期される
先ほど挙げたポイントと比べると、いずれも見たしてくれていることが分かります。また名刺情報はサーバで管理されるため、スマートフォンを機種変更しても同じアカウントでログインすれば変わらず使用できます。


◼︎過去を無かったこと...には、出来ないよね
『Eight』を導入してから、名刺交換後にはすぐその名刺を撮影し、情報を登録するようになりました。受け取った名刺を返すことはありませんが、そのまま名刺ホルダーに眠っていきます。

しかし、ここで1つ"やらなければいけない事"が。
写真 2013-11-12 14 19 43.jpg過去に受け取った名刺は、今もなお名刺ホルダーの中。この中にある情報が必要なときには、Eightから探すことは出来ません。当然ですよね。

ということで、早速過去に受け取った名刺の束を机に置いて、撮影を開始!

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撮影すること、約30枚。早くも飽きてしまいました。
特に裏にも印字のある名刺は、都度ひっくり返さなければならず手間。これは、さすがに効率が悪過ぎます。

「過去の名刺は無かったことにして、新しい名刺だけで活動を...」

なんて、出来るはずもなく。大切な繋がりですからね。

この課題はなかなか解決されず、2ヶ月程が経ったでしょうか。その間も少しずつ撮影はするものの、たいして進みませんでした。


◼︎朗報!名刺スキャンで一気に登録できる!?
そんなある日、こんなお知らせが。

今キャンペーンを行っていて、渋谷にある4ヶ所のコワーキングスペースで、スキャナを利用したEightへの名刺データ登録が出来ますよ!

もう、すぐにすっ飛んで行きましたよ。ちょうど渋谷でアポイントがあったので、知らせを受けた翌日に(笑)
お陰様で、大量に溜まった名刺が見事Eightにデータ保存。数ヶ月の悩みが、一気に解消されました♪

キャンペーンでは、実際に50枚ほどの名刺を渋谷のコワーキングスペースConnecting The Dotsさんでスキャンしてきました。その様子は、次回のブログでレポートをお届けしたいと思います!
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