ビジネスとお父さん業のスキルを向上するIT活用術

自分のTODO(タスク、Action)管理を見直そう

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 TODO(タスク、Action、やること)管理は、多くのビジネスマンにとって悩みの種である。

 私もビジネス手帳や付箋紙(ポストイットなど) など、様々な方法を試し、シャープのザウルス(電子手帳)、グループウエアのTODO機能を使った時期もあるが、どんな 管理方法でも一長一短がある。

 仕事の内容やスタイルによって管理方法は様々であるが、どこで管理するかという視点で並べてみると、およそ以下のようなものがある。


a. ビジネス手帳のToDo専用ページ
b. TODO専用ノート
c. 付せん(ポストイットなど)
d. スケジュール表
e. パソコン/スマホ内作成したToDo専用の文書(ファイル)
f. メール機能に付随したTODO管理機能やTODO管理専用ソフト
g. メールの受信BOX


 一般的に一番多いのが「a. ビジネス手帳のTODO専用ページ」だろう。 私も一年前までは、この方法をであった。

  私の場合は見開くと左側が週間スケジュールページ、右側がメモページになるので、作業日が決まっている時は作業する日時にTODOを記載し、そうでない場 合は右側のメモページに記載していた。 そして毎週金曜日の夕方に、残ったTODOを次の見開きページ(翌週)に、優先順位をつけなおしながら転記するの である。

image1.JPGのサムネイル画像

 最近は"g. メールの受信BOX"で未読メールと一緒に処理している。この方法は後日紹介する。
 TODO管理においては、いずれの方法であっても、


  • 必要な時に素早くTODOが書け
  • 手間をかけずに優先順位、納期/作業開始日、重要性などが整理でき
  • 簡単に消し込みが出来き
  • 一箇所を見れば残っているTODOがひと目でわかる

ことが重要である。
 私はこの20年間で30人近くの「出来る人」のTODO管理方法を聞いてきたが、うまく管理できている人に共通しているのは、以下の3つだ。

① 自分にあった方法を、早い段階で「ひとつ」決める

② 常に、「ひとつ」の場所で管理する

  ある時はポストイットに日付毎に書き、あるときはスケジュールに入れ、ある時はパソコンのメモファイルに書くのようにしていると、効率が悪いだけでなく、 大切なTODOを忘れてしまうことになる。 どの方法にも長短があるので、完璧にやろうとせず、一つの方法、ひと目で見られる一つの場所でTODOを管理 するようにして、自分のスタイルに合わせて少しづつ改善していくといいだろう。

③ 「シンプル」で「習慣化」しやすい方法を選択

 TODO 管理を始めるとわかるが、TODOを書くことは習慣できても、まめにTODOをチェックすることを習慣化するのは意外に難しいことがわかるだろう。 

 習慣化するために、自分が日頃から良く チェックする場所を利用するようにすると良いだろう。 私の場合は以前はスケジュール表であったし、今ではメールボックスである。 この2つは、私は一日に何度も必ず確認するので、このいずれかにTODOを集めることで習慣化している。

 次回は、「g. メールの受信BOX」を利用する方法を紹介する。

吉田 けんじろう Web 名刺

Comment(1)

コメント

電算システムを変更した時くらいがTODOなのだが、最低ラインの期限くらいしか書いてなかったなあ。自分に関係あるものは頭の中で管理していました。業者が作ってきたスケジュール表を見ながら設定しながらゆっくりと確実にやっていたなあ。報告書は受け取るが全てを書くことはなく、変更したいときだけ書いていたなあ。後でここを変更したいとか説明するものを書いていけば良いですよね。

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