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外資系マネージャーが行うプランニング、レポーティングの基本 ~ 部長になるためのスキル

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 部長(部門長)がビジネスを遂行する上で、日々のプランニング&レポーティング能力は非常に重要である。

 毎週のReport以外に、自分の部の売上進捗が芳しくないとか、現場で新たな問題、課題、取り組まなければならないことが出たときに、外資系のマネージャーが共通して行う手法(フレームワーク)がある。

①目標、②予測、③ギャップ、④根本的な問題点、

⑤アクションプラン、⑥要求、⑦トラッキング

 の流れで「ロジック」「プラン」「報告」を行うものだ。 

 ブログで偉そうに書くほどでもない当たり前のことではあるが、紹介しておきたい。
 将来的に部長、リーダーを狙う方、部長と同じレベルでコミュニケーションしたい方は、日々利用して、ぜひ、早いうちにマスターして欲しい。

 ちなみに私は週に3回は、これを使って、プラン、分析、レポート、トラッキング(進捗確認)を行っている。

①目標(Target):目標の確認

 Plan、Reportの作成にあたり、当初の目標を再確認する。
 当初決めた目標が、到底到達できないものだとわかった場合、メンバーのモチベーションが落ちるため、"がんばれば何とか到達で出来るレベル"に再セットする場合もある。 目標は「数値」で設定しなければならない。
 数値が難しい場合は、この5つの項目、条件をクリアする

②予測(Forecast):現状での達成予定の確認

  現在のAction、プロセスで、目標に対してどこまで行けるかの予測を立てる
  例えば営業であれば、今、自分の部門で持っている案件のそれぞれの状況を見て、売上目標に対して、どの程度達成できそうかを算出する。
  現場の問題であれば、現在予定されているActionで、どこまで解決できるかを確認する。

③ギャップ(GAP):①-②で求められるギャップ

  目標に対して達成率がどの程度になりそうなのかを、再確認する。
  これを上司、自分の部のメンバーに知らせて、危機感を共有する必要がある。

  単に「危機感が足らん!!」などと言っても、

誰も動かない。どの分野のどこにGAPがあるのかを具体的に示せないと、危機感は共有できない。

④根本的問題(Fundamental problem/root cause):最も重要な問題点探し

  ささいな問題を解決しても、もぐらたたきになってしまう。 結局何が問題なのかを数値分析、現場の状況確認から特定する。
  一般には、数値分析で大枠を特定し、そこからは、数値には出ない問題を個別の聞き取りで確認していくようになる。
  例えば、売上があがらないなら、そもそも案件がないのか、案件があるがWin Ratio(制約率)が低いのか、誰・どこの数値が低いのかを調べ、
  なぜ、そうなっているのかを、人別、製品別、案件別などに部長みずからが聞き取り調査い、その完成で、根本的な問題を見極める。

⑤アクション(Gap fill Plan):ギャップを埋めるためのアクション

  上記をわかってはいるものの、アイディアベースでアクションをとっとと考えてしまいがちだ。 ギャップ、根本的な問題を共有した後に、それを解決する、ギャップを埋めるためのアクションをメンバーと一緒に出し合い、Action Planとしてまとめる。

⑥要求(Reqirement/Help Needed):成功のために必須の要求

  アクションをとるにあたり、経費、人、オファリング提供、、、など、自分たちでは解決できない必須要件を、上司や関係部門に依頼する。 もちろん、何を要求してもいいと言われるかもしれないが、依頼する相手が提供できる可能性があるものに絞るべきだ。

⑦進捗確認 (Tracking):進捗状況を見える化し常に進捗チェックを行う
  アクションを進めていく中で、うまく進捗しているのか、何かの理由でうまくいっていないのか、追加のアクションが必要かを常にチェック

  大きな、長い期間の企画であっても、この要素は含まれるが、何より週単位で行われるプラン、報告、メンバーの進捗管理にこの方法が使われる。この流れでロジックを組み立て考えることも重要だ。

 外資系に限らず、部長やリーダーを目指すのであれば、早い段階で、この「基本」を習得し、部長に対しても、上記でコミュニケーションをとれば、スムーズに活動できるだろう。

IBM 吉田 賢治郎のWeb 名刺

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