読むだけで分かる！社内業務に関する実態調査(2)～勤怠情報入力業務編～

みなさんこんにちは。前回に引き続いて、弊社にて実施したインターネットによる社内業務に関するアンケート調査の結果についてご紹介いたします。是非ご覧いただければと思います。

■社内業務に関する実態調査とは②～勤怠情報入力業務編～

今回のテーマは「勤怠情報入力業務編」です。さて、「勤怠管理」とは、どのような業務を指すのでしょうか。

勤怠管理とは・・・

従業員の出社／退勤時刻を管理し勤務時間が守られているかを管理したり、有給申請や残業申請を行ったり、きちんと休憩時間がとられているかなどの管理をします。

昨今日本では違法な長時間労働やそれに伴う過労死等の防止が喫緊の課題となっています。厚生労働省は「働き方の見直し」に向けた企業への働きかけや、長時間労働が疑われる事業場に対する監督指導の徹底等を行っています。企業は、適正な勤怠管理を行うことが一層求められています。

さて、今回のテーマは、この勤怠情報の入力業務についての調査結果となります。

勤怠情報入力業務について

Ｑ．あなたの勤務情報入力の頻度を教えてください。

勤怠情報を入力する頻度を確認したところ、51％の方が毎日入力していました。

一方で、月単位・週単位で勤怠情報をまとめて入力している方が合計で19%以上いました。

まとめて入力する方たちは、システムに入力している方が多いのでしょうか。入力時にシステムの起動が遅いなどの課題があるためにまとめて入力しているのでしょうか。メモなどを残しているのでしょうか。私は、元来忘れっぽいタイプなので、月単位・週単位となると、きちんと入力ができるか不安です。どのように管理しているのだろうかと興味深く感じます。

そして、入力していない方が20%いました。入力していない方の勤怠の管理の方法については今回は聞いていないので、いつか機会がありましたらお聞きしたいです。

Ｑ．あなたは勤務情報入力に一回あたり何分かかりますか。

勤怠情報を入力している方に、一回の入力にかかる時間をお聞きしたところ、65%の方は5分未満で入力していました。10分未満の方の割合も足すと合計で80%以上になり、勤怠情報の入力業務にはそれほど時間をかけていないことが分かります。

一方で一回あたりに要する時間が10分以上30分未満、30分以上1時間未満、1時間以上の合計が13%になりましたが、これらの方は前の質問にて月単位・週単位の頻度で入力している方でしょうか。

今回の調査では、勤怠情報の入力業務を、全体の半数以上の方が毎日行っており、1日あたりの入力業務にそれほど長い時間をかけていないことが分かりました。一方で勤怠情報の入力を行っていない方や月単位・週単位の頻度でまとめて入力している方の割合が意外と多いことが分かりました。

さて、企業は法令や会社の就業規則等コンプライアンスの観点から、従業員の労働時間や残業時間、休暇の取得状況などを把握し適正な労働環境を提供することが求められています。勤怠情報の入力業務が徹底されていない企業は今後適正な勤怠管理の取り組みが必要でだと思われます。