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iPhoneで効率的にビジネスメールを書くためのテクニック

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最近、電車の中でビジネスメールを書く習慣がついてしまい、隙間時間を使ったブログ更新がご無沙汰な僕ですが、せっかくなので、今日はiPhoneから効率的にビジネスメールを送る為の各種設定や、考え方等について書いてみたいと思います。

109/365 - 04/19/11 - I Got Mail
109/365 - 04/19/11 - I Got Mail / Shardayyy

それでは、以下、ポイント毎に見ていきます。

文字入力

メールを送る際の快適さに最も影響してくるのは文字入力です。入力の効率化には色々な方法がありますが、特別な習熟を必要とせず、誰でも簡単に文字入力を効率化できる方法と言えば、なんと言っても「辞書登録」でしょう。

ビジネスメールで頻出し、かつiPhoneが入力を不得意とする単語なり記号なりがユーザー辞書としてきちんと整備されていれば、どんな入力方式でもそれなりに快適な文字入力が可能となるはずです。ですので、次のように定型文や記号をユーザー辞書に登録します。

挨拶文
当たり前ですが、「◯◯です。いつもお世話になっております。」と言った挨拶文は辞書登録すべきです。これを辞書化していないと、メールを打ちはじめた瞬間から、打つのが面倒になってしまいます。

iPhoneMail1.PNG
記号
iPhoneにかぎらず、スマホは全般的に記号入力を苦手としています。例えば右矢印(→)を入力しようとすると、「やじるし」と打った後、大量に出てくる記号の候補の中から目的の「→」を探さないといけません。

この方法で記号を選ぶと5秒くらいかかるんですが、これでは「文章を書く」という思考の流れが止まってしまいます。流れを止めないためには、文字入力は1秒程度で行えるべきでしょう。

以下は『「」カギ括弧を素早く打つ裏技』として紹介されていたiPhone HELPさんの方法を参考にしたものですが、記号の形が画面上のキー配列と一致するように登録すると、直感的で覚えやすく、素早い呼び出しが可能になります。例えば、矢印(→)であれば「なは」と指定するのです。
iPhoneMail1.PNG
同じく左矢印なら「なた」上なら「なか」下なら「なや」と登録します。(ちなみに、僕の場合は「→」記号を、質問を受けた時の回答の頭に入れて使いますので、ビジネスメールでもこの記号を良く使います。)

また、僕の場合ビジネスメールではテキストを強調する時(「 )をよく使うので、こちらも登録しておきます。個人的には「かた」が分かりやすいです。これで角カッコ始まり。

iPhoneMail2.PNG
始まりが「かた」なので、角カッコの閉じは「はや」になります。丸括弧「(」も、よく使うので、僕の場合は「かた」に一緒に登録してしまっています。

曜日

ビジネスメールでは日程調整が多いので「2/23 (火)」という感じで日付を表記する事がよくあります。これをスマホで打つのは面倒なので、この「カッコでくくった曜日」も登録しておきます。

iPhoneMail3.PNG
折り返しについての感覚

「折り返しについての感覚」は重要です。スマホからのメールをそれなりの見栄えにするには、スマホの狭い画面で、どのようにメールを作成すればPCでどのように見えるかを意識する必要があります。

iPhoneのメーラーならば、一行半から二行くらいの間で改行を入れると、パソコンのメーラーでもそれなりに分かりやすく読めます。

iPhoneMail4.PNG
iPhoneの標準メーラーの場合、全角17文字程度で改行が入るようですから、二行だとおおよそ34文字以内に収まる事になります。一般的なPCのメーラーが70文字くらいで改行する事を考えると、少し少なめです。

しかし、3行以上で改行を入れるようにすると、メールを打っている時に改行を入れる事そのものを忘れやすくなります。諸々考慮すると、「基本2行まで」というのが個人的には適度な改行の入れ方となっています。


言い訳としての署名

上記のように様々に考慮してメールを打ったとしても、スマホのメールをパソコンのメーラーから見ると、どうしてもメール初心者が打ったような文面になってしまう事はありえます。

ですから、メールには「スマホから打っている」事を明示しておく方が良いと思います。iPhoneのデフォルトの署名は「iPhoneから送信」ですが、僕の場合は「コラボリズム株式会社 波多野 (モバイルから送信) 」といった簡潔な署名を作って入れています。

iPhoneMail6.PNG
ポリシー

こんなエントリーを書いておいてなんですが、スマホでメールを送るというのは失礼にあたる事もあると思います。スマホでメールを返した、というと、どうしてもパパッと見てパパッと返した、というイメージがあるからです。

気心の知れた取引先なら問題ないかも知れませんが、そうでない場合は、「メールを受け取りました」という事を素早くお知らせする「一次対応」をスマホでは送るものとして、正式な返信は改めてPCで行う、といった運用は必要かと思います。

また、そのような1次対応の場合でも、「モバイルから失礼致します」とか「外出先から失礼致します。」といった一言を入れておくことも忘れずにおきたいところです。

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以上、iPhoneで効率的にビジネスメールを書くためのテクニックでした。

これくらいの事は普通にやってる人も多いと思いますが、不意に会社スマホを渡されて、これからバンバンビジネスメールしないとならなくなったフレッシュビジネスマンの方等がいらっしゃれば、参考にして頂ければ幸いです。

ではー

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