ドキュメントの質を上げる5つの方法

新刊の校正紙（原稿を本の体裁にして内容をチェックするためのもの）が上がってきました。

私の場合、原稿を書くときはWordなどのOffice系ソフトで書き、その後、本なら校正紙、Web系なら仮記事を作っていただき内容の精査を行うのですが、同じ原稿でも、体裁が変わると雰囲気が変わるので、客観的視点で見直すことができます。

原稿に限らず、プレゼンの資料などドキュメントの質を高めるためには、「客観的な視点で見る」というのが重要ですね。なぜなら、客観的な視点で見ることで、ドキュメントを作っているときには分からなかった内容の矛盾や誤字脱字、よりより言い回しなどに気づけるからです。

そこで今日は、私がドキュメントの質を高めるためにやっている方法についてお話しようかなと思います。

■1：フォントを変える

同じ文章でも、フォントを変えるだけで雰囲気がガラッと変わります。書くときはポップ体で書き、見直すときは明朝体など、ビジネス向けのフォントに変えるだけで、新鮮な目で自分の文章を見ることができます。

■2：横書きを縦書きに変える

PCで文章を書くとき、一般的には横書きで書くことが多いですが、本や原稿、論文等なら、横書きを縦書きにしてみてもおもしろいです。横書きだとやわらかい雰囲気なのに、縦書きにすると知的な雰囲気に変わります。

■3：印刷する

モニタで見ても全く気がつかない誤字脱字や文脈のおかしなところなど、印刷をすると、なぜか発見率が高くなります。提出前は印刷してから最終確認してみるといいかもしれません。

■4：時間を置いてから読み直す

時間を置くのもかなり効果的です。できれば一晩、時間がなければ数時間でも文章を置いてから改めて読み直すと、完璧だと思っていた内容の中にも修正点がたくさん見つかります。カレーは一晩寝かせて熟成させたほうがおいしくなるように、ドキュメントも熟成させるとおいしくなります。

■5：ほかの人に見てもらう

最終的には、これがもっとも強力な方法なのかもしれません。当然ですが客観的な視点での意見がもらえます。私の場合、短いWeb系の原稿なら奥さんに見せるようにしています。専門家ではない人の率直な意見は貴重です。

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さほど大した話ではありませんが、ドキュメントの質を高めるための方法として、シンプルながらとても強力な方法なので、みなさんも取り入れてみてはいかがでしょうか。

ほかにみなさんがやっている方法、何かありますか？もしよければコメントをお寄せください。