ボードメンバーに担当者が毎月[口頭＋資料]で10分間報告する仕組み

おはようございます。

放射冷却気味の空気。空を見上げると月と金星が元気です。

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昨日からの試みです。

営業各メンバーによるボードメンバーへの10分間報告という場を設けました。
グループメンバーは東京と大阪全員が同席します。毎月月初に実施します。
各案件ごとに課題や成果を共有したのです。

報告内容は、前月までの実績、当月の計画、そしてその先の見通し。
単純なフォーマットに記載してある実績と予測の数字と、それほど多くない文字。
準備にはそれほど時間がかからないでしょう。

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担当している業務についてまとめて報告するというのはいわば「あたりまえ」です。
今まで定常化していなかったのが不思議なくらいですが、内容は濃かったです。

そして実施してみてびっくり。営業メンバーの担当たちを通じた言葉ですが、
生のお客様の考え方や声がビビッドに伝わってくるのです。

ゼロからスタートした会社が徐々に大きくなってきた。
ビジネスの成長とともに自分ができないことが増える。人にやってもらう。
だから今も「お客様には自分の代わりに訪問してもらっている」という思いです。

ただ「聞く仕組み」になっていなかったことが反省されました。

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従来から社内での情報共有のシステムは様々に工夫して実施しています。
やはり情報の共有というのは理想組織の大きな課題であるわけです。

・ 月次に代表取締役と10分面談するＴＭＣ(Ten Minutes Conversation)
・ 日々メールで報告してもらうＤＲ(Daily Report：日報)
・ ＤＲをまとめてコメントとエッセーを入れて全員に返す【朝メール】
・ 報告記録用社内ブログ
・ チケットドリブン開発のシステム
・・・ などなど。

さらに全員が集まって毎週実施している全体会議。他様々な目的別会議。
グループごとでの定例会。東京と大阪で常時張りっぱなしの会議システム窓。

ところが今回分かったのですが、どうしても上記の仕組みだけでも不足していたのです。
議題や議論が時間とともに流れてしまう。

なら変えればいい。

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そう。

「月」程度の時間スパンで句読点を打てばいいのかも知れません。
この効果があることが昨日の会議でクリアになったのです。
大切なのは「口頭」で表現できること。データを「文字」に簡素にまとめてあること。

今後の様子を観察し、これを全社レベルに拡大できないか考えています。

月初に自分がその月に何をやるのか、口頭＋資料で説明する。
翌月にその達成度合いを見直す。それをボードメンバーと共有する。
ボードメンバーに対して実施することで、より多面的な意識共有ができる。
かならずプラスになると思いました。

徐々に組織が大きくなってきています。その時々でやり方を最適化していく。
変化させ続けることが大切ですね。