取材調整の基本のき

弊社では月に一度の勉強会を開いているのですが、今回のテーマは「取材調整・立ち会いの方法」でした。ベテランスタッフにとっては当たり前のことでも、そうではない人には意外と難しかったりします。

以下少しだけエッセンスをご紹介。最初の３つ位で「え？当たり前でしょ？」と思われる方も多いかと思いますが、初心者の方向けなので、お許しください。

事前準備

• 趣旨の確認（掲載予定媒体、時期なども確認）
• 取材を受けるか、受ける場合誰が対応するか、誰が立ち会うかを確認

• 日時の候補を複数上げてもらって調整
• 決定日時の送信（地図、日時、緊急連絡先等も明記。可能であれば相手の緊急連絡先も確認）
• ブリーフィングシート（ブリーフィングノート、ブリーフィングドキュメントなど会社によって呼び名が違いますが）を作成。取材前に確認する。シートには、趣旨、媒体概要等を入れておく
• 資料の確認・調整
• （通訳が必要な場合）通訳の手配
• リマインダーメールの送信

当日

• 事前打ち合わせ（開始３０分前）
• 資料の準備
• 開始後、趣旨の確認、終了時間の確認
• 進行管理
• ドリンク等の手配（室内の温度調整なども）
• 回答内容で記事になりそうか頭の中で想像
• 不適切、不明瞭な内容があれば確認・修正（間違えて非公開な事例などを言っていないか？）

後日

• 掲載を確認、クリッピング
• （未掲載の場合）追加資料、質問等の確認
• 次回の改善点などをメモしておく

ざっくりと上げたので抜けや漏れもあるでしょうし、それぞれの流儀もあると思いますが、自社のチェックリストを作っておくと便利かも知れません。