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知らないと大損する、ごく当たり前な事務作業のコツ7つ

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先日友人と、「普通に仕事している人は体得して当たり前にやっているのだけど、出来ていない人は実はここでかなり損をしているのでは?」という話が出たのでそういうポイントをシェアさせてください。新入社員ー入社3年目位向けですが。要は「後行程」を考えて進めるということだと思います。次の作業をする人がミスしない、スムーズに進むということかなと。ミスを誘発する仕事の進め方をすると、無駄な作業も多いですし、大量の仕事は短時間にこなせません。

1. ファイルを更新したらファイル名を変える
書き換えたファイルを以前と同じファイル名で返してくる人がごくたまにいます。
ファイル取り違えの元になりますから、ファイル名末尾に番号をつけ、それをアップさせていく、自分のイニシャルを最後に入れる等の工夫(会社や部署で決まりがあればそれに従う)と混乱がなくなります(例:111001bcomi_press03.doc 。これは日付、ファイルの中身がわかる省略名称+ファイルのバージョン番号です)

2. Wordファイルは履歴を残す
複数人で1つのファイルをやり取りするときに書き換えた箇所がわかるように履歴を残す行為は必須です。ただ、履歴が多くなって来た場合は、一旦リセットして再度そこから履歴を残すなど工夫が必要です。履歴をつけずに「ファイル更新しました」というメールは相手にはどこが変わったのかが伝わりませんので、次の行程の人に負担を強いることになりますし、見逃しも起きます。

3.メールのサブジェクトと内容を一致させる
異なるサブジェクトのメールの最後に、別件の重要なお願いを入れると、相手が見逃す可能性が高まります

4.CCに誰を入れるか明確に
「あの人にも知らせよう」とどんどんCCを増やすと混乱の元です。またときどきCCの宛先が変わるなどすると混乱を招きます。

5.サブジェクトに【重要】などの記号は控える
このカッコは、スパムメールやDMにも多用されるため、スパムボックスに自動的に入ってしまい、相手が受け取れない可能性が高まります。またいつも「重要」とつけているとおおかみ少年状態になり、あなたのメールが開いてもらえる優先順位が下がります。

6. finalとか最終版という言葉を安易に使わない
過去に最終版のプレスリリースが3回覆った事があります。ファイル名はfinal final finalとなってしまいました。笑えません。本当に最終かどうかわからないファイルには、finalとか最終版という言葉をつけないようにしましょう。ミスを誘発しますし、相手が間違えても、それは最終版という言葉を使ったあなたの責任になります。ケアレスミスは誰にでもありますから、事前にチェックしてから送ることも大事です。次にチェックする人がミスを見つけてくれる、という気持ちだと、いつかは間違ったものが世の中に出てしまう可能性も。

7.情報を整理してからメールを送る
不確定なことを即座にメールし、それが1時間以内に2、3度覆るという人に過去2人だけ出逢った事があります。「最新の情報を伝えよう」という気持ちは正しいのですが、その下流にいる人にはたまったものではありませんよね。

取り急ぎすぐに思いつくものを書きましたが、他にもあればお寄せください。(注:会社の決まりや業種により当てはまらないものもあると思います。ご了承ください)

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