業務フローの改善手法

　前回ワークフローや電子申請を導入するのなら業務フローの見直しを必ずしなさい（参考「ワークフローを検討する際の留意点」）、と書いたところ見直しってどうやるのですか？という問いがあったので、電子申請の導入等の際によく使う業務フローの改善手法を書いておく。

①並列処理

　紙などで従来順番に回覧し承認を得ていたプロセスを同時に回覧し処理を行う。
　紙の場合実物の配付が必要であったものを、電子化することでシステム内に実物を保管して、回覧先が随時内容を確認し承認することが出来るようになるというワークフロー（電子申請）導入の典型的なメリットでもある。

②上長決裁

　中間決裁者の承認プロセスを全部または一部省略してより上位者の決裁のみで可とするもの。
　例えば、部長が決裁権限を持っていたり最終決裁者になるような場合に課長や副部長の決裁は不要とする。ただこの場合に、中間の課長や副部長への回覧まで無くしてしまうか回覧自体は残しておいて中間決裁者も「確認」や「差し戻し」ができるようにするかは要検討。

③中間決裁省略

　②の上長決裁と似ているが慣例などによって他の部門に承認を経てから最終決裁者の承認を得るようなプロセスの場合、この他部門調整を廃止してしまうと業務フロー的には効果が上がりやすい。
　経費が関係するからとりあえず経理部に回しているものだとか、気になるから関係部署から承認を得ておこうと行った無駄なプロセスを思い切って無くしたり、承認だったものを情報を回覧するだけの確認に変えてしまうと良い。

④決裁者先回し

　③に似ているが先に最終決裁者まで最短フローで回覧し承認を得てから合議部署や確認部署に回覧する方法もある。

　合議や回覧が形式的なものになっている場合などは有効だ。