Google様のシステムを入れただけでは失敗する企業内検索
昨日（2008/6/17）のWBS（ワールドビジネスサテライト）では「社内情報を掘り起こせ」と言うことで企業内検索（エンタープライズサーチ）が取り上げられていた。番組で何人かの人がインタビューで答えていたように、しばらく前に社会全般で起きた情報爆発の波は企業内にも押し寄せているので企業内検索が求められるのはある意味自明だとも言える。
実は私は企業内検索については多分日本で最も実績を持つ一人であり、そうした噂を聞いて特に最近こうした引き合いが増えている。昨年いくつかの外資系企業がブームに乗って製品やサービスを発表したし、出遅れていたジャストシステムもここへきて新商品を出すとの噂があるので企業内検索市場はここしばらく好調が続きそうだ。
しかしその反面、企業内検索を導入してもあまり効果の得られていない企業もあるから要注意だ。
そういう失敗企業に多い事象として、Googleを見た役員が「あれを入れろ」と号令を掛け、その結果安易に検索ボックス一つあるだけのGoogleライクな企業内検索システムを構築してまったく使えないものにならないケースがある。企業内検索も安易に導入するのではなく、システムなんだからちゃんと考えて導入するべきだ。
組織内ではインターネットと違って曲がりなりにも情報の作成/維持の責任者は決まっていて、当然それを格納する場所も大まかには決まっている。これを一つの検索窓と全部まとめた一覧の検索結果で表示したらかえって使いづらい。検索する場所や対象となる情報の作成日付などで予め絞り込めるようなUI画面としたほうが使いやすい。
場合によっては、一つの検索エンジンで全てを横断検索するよりは、各リポジトリの検索機能を一つの画面から呼び出せるようにしたメタ検索的なインターフェースにした方が便利だったりもする。
このように企業内検索ではインターネットは違った考慮点がいくつかある
- 各文書のアクセス権を検索結果に反映する必要がある
- 文書は様々なリポジトリに様々なフォーマットで分散保管されている
- リンクの多い文書が重要な文書ではない
- 多くの文書が、コピー新規で作成され、検索結果に似たような文書や中途段階のものが多数出てくる
前の２つの理由によってインターネットの検索エンジンはそのままは使えない（インターネットではアクセス制御と言う概念は希薄だし、扱うフォーマットもHTMLやPDFが大半だからだ）後ろの２つに対しては、検索結果の表示順にSBM的な評価要素を組み込むと言った工夫や２次３次での絞り込みの際の検索条件の指定の仕方などが先進企業でいろいろと試みられている。
こうした事情によってインターネットでの検索エンジンの雄であるGoogleも、エンタープライズサーチ分野では未だに苦戦続きというか正直評判を落とすばかりという印象だ。｛注：エンタープライズサーチの一分野であるサイト内検索においては、Googleのソリューションは効果的だし強い。ここではファイヤーウォールの内側の企業内検索の事を述べている｝
企業内検索システムはユーザの不要な作業を削減する有効なツールではあるが、上手に使いこなすためには他のシステムと同様にちょっとしたノウハウが必要であることは覚えておくと良い。