社内では「ググレカス」と言えない貴方に

　2008年版現代用語の基礎知識に「ググレカス」という言葉が収録されるそうだ。（ニュースソースはITmedia）
　ググレカスの意味については、こちらを参照して欲しい。最近はググレカス以外に多数の偉人が定義されているようでこちらも見てみるととても楽しい。

　さて実際に社内の情報システムを担当している部隊側になるとそう簡単に「ググレカス」とは言えない立場だろう。問い合わせをするユーザ側の状況としては仕事上で困って電話や問い合わせをしているのに「ググレカス」と言うような回答では反感を買うだけである。

　そうなるとやはり「ググレカス」と言いたくなるような問い合わせを減らす手だてを何か講じる必要がある。具体的には、社内ポータルの目立つ位置に解説文を設置したり、通達や連絡文書の中に細かい補足説明や操作手順を記載しているマニュアルや手順書へのリンクを埋め込むという工夫が考えられる。

　ところが、こうした簡単な問い合わせをするユーザに限ってそういう目立つところすら見てないものである。そこで我々が最近解決策として提案しているのが、通達・連絡などの社内通知システムとスケジューラーの連携である。通達や連絡を出す際に、その連絡内容の影響する日付をいくつか登録しておき、自動的にその日のスケジュールとして登録を行えばどうだろうか。規定の改定の通知の際にはその規定が実際に施行される日、、社内セミナー案内の場合は申込開始日と締切日、書類の提出を求めるような通達の場合もその締切日を連絡文書上に入力しその日のスケジュールに連絡内容とその手続き用のマニュアルなどへのリンクを埋め込んでしまうのだ。（図参照）

　自動登録先のスケジュールは、各個人のスケジュールへ直接連動させるやり方とこの為に架空の社員（例えば“社内行事”さんとか）をいくつか新設してそこへ連動させるやり方が考えられる。後者の場合は、各ユーザ側が自分の関係しそうな架空社員と一緒のグループとなり関連行事を確認する。

　こうした工夫で「ググレカス」のような悩みをちょっとでも減らすことを試行錯誤中である。もっともこの案でも、自分のスケジュールを全部手帳などで管理してシステムを見ないような人には効果はないのだが･･･