まとめリストを共有する方法
»
最近ソーシャルブックマークなどで、特定のテーマに沿っていくつかの記事やサイトをまとめたまとめリスト形式の記事が良く上位にランクインするようになった。インターネットのような広大な情報基盤の元では、個々の情報を捜索することにそれなりのコストがかかるため、こうした手間を省いてくれるまとめリストは皆に重宝されるのだろう。
このまとめリスト形式の組織内での活用について考えてみた。
IT化以前にも組織内でまとめリストに似たものとしてマニュアルや関連文書のコピーを切り貼りして1枚の紙にまとめたようなものが時々作られていた。具体的には主要な連絡先だけを一覧にまとめた表や業務処理の際の特例事項だけを抜き出した手引書、あるいはランチマップや近辺の宿泊施設情報などだ。
情報共有の手法としてオリジナルの個別の情報（文書）をそのままデータベースに蓄積/共有して、メニューや検索エンジンを使ってアクセスする方法に対して、一旦こうしたまとめリストを作成してその単位で蓄積/共有する方法が優れているのは何か。箇条書きで書き出してみた。
- まとめて整理する際に元の情報に対して作成者による抽出や選別の過程には評価が含まれノイズが減る
- まとめリスト単位にその利用目的に合わせて特化した掲示/表現形式が取られる為に閲覧時に見やすく使いやすい
- 情報の利用形態として繰り返し同じ集合をひとまとめに呼び出すことが多い場合は、個別情報単位の蓄積/共有よりもアクセスコストが低減できる
逆にまとめリスト形式の欠点は、
- 作成にコストがかかること
- 掲載情報の種類によっては定期的にメンテナンスして維持管理しないとすぐに陳腐化して使えなくなってしまう
あたりになるだろうか。
まとめリスト方式を採用する場合、まとめの対象となる個別の情報（文書）の保管場所とまとめリストの保管場所を同一場所とするか別の場所にするかについてもポイントになると思うが、私の過去の経験ではまとめリストの保管場所は分けたほうが使い易いことが多い。