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会議の議事メモをパソコンでとってはいけない理由

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上司や先輩などから、

「客先ではパソコンやスマホでメモを取るな。手帳を使え」

と言われて、

「こっちの方が効率的なのに、、」

「いまどき、何を言ってやがんだ」

と思った経験のある方も多いだろう。

私は社内での会議は、自分のパソコンをプロジェクターで映し、そこにメモを取りながら会議を進める事が多い。効率的で議論がそれにくく、会議の中で自然に決議事項やNext Actionの確認がとれ、さらに会議後にそのまま共有できるからである。

(参考)「グループウエアの「1文書の使い方」で飛躍的に変る会議の進め方」

 しかし、客先でのメモの基本は手帳だ。

 社内、お客様に限らず、場面によっては

「手帳とペンでメモを取る」ことが正しい場面がある。

それは、初対面のエグゼクティブなどの「信頼関係の出来ていない人との打ち合わせ」の場合と、相手がアイディア出しなどの「議論を求めている」場合である。

 お客様によっては、いくら効率が良くても、パソコンやスマホでメモを取ることを嫌がる場合がある。しかし、初対面や付き合いが浅い場合はそれがわからないので、パソコンやスマホを利用しない方が良いのだ。

・パソコンの場合は、画面が相手との間に壁を作る

・パソコンの画面を見たり入力に集中していて、話を聞いていない

・パソコンやスマホでメモを取ることは、とにかく生理的に受け付けない

とお客様が感じてしまうことが理由だ。

 理由はともあれ、ビジネスマンであれば、初対面の相手に自分の都合、やり方を押し付けるのではなく、話しやすい環境を作り対話することを優先するべきだろう。

また、手帳とペンでも、顔を上げずにメモを取ることに集中してしまっている場合は問題ではないかと反論される方もいるが、その通りである。

今まで見た限り、手帳でメモ取る人よりも、パソコンでメモを取る人の方が、顔を上げて相手を見る時間が圧倒的に少ないようだが、手帳であっても相手を見ずに手帳でのメモに集中してしまっては、画面という壁がない分良いとはいえ、お客様からの印象は良くない。

もし、どうしてもパソコンや音声レコーダー(ICレコーダーやスマホ)を使ってメモを取らざるおえない環境であれば、

・会議の最初に許可を得る

・パソコンでの議事録入力は。正面でなく、末席の人にお願いする

・お客様の正面の人はお客様の顔を見て、会話に集中する(たまにしかパソコン見ない)

・パソコンのキーボードは静かに入力する(親の仇のように叩きまくる人がいる)

ようにすれば良いだろう。

 服装もそうだが、自分のポリシーややり方を押し付けるのではなく、お客様が不快に感じず、双方が気持ちよく会話できる環境を作ることを優先するべきなのではないだろうか。

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