ビジネスとお父さん業のスキルを向上するIT活用術

グループウエアの「1文書の使い方」で飛躍的に変る会議の進め方

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 昔は会議の度に、

・関係資料をパワポで作って(当時はワープロやだったが)

・メールで集め

・人数分印刷して

・会議室の机に置き

・議事録を誰かにとらせ

・後から参加者に議事録をメールで送る

ようなことを行っていたが、「最近はそんな余裕のある会議を行っているところはないだろう、、、」

と思っていたが、グループウエアを導入しているにも関わらず、いまだにこのようなことをやっている会社も多いのだそうだ。

 紙の無駄、時間の無駄、情報共有不足、自由闊達な議論不足、会議の結果を実際のActionに結びつける、、、などなど

を考えると、もっとグループウエアをしっかりと使って欲しいところだ。

 Lotus Notesでなくとも、今持っているグループウエアを使えば、これらは飛躍的に

 スムーズで、大切な若者たちに無駄な時間を使わせず、主催者側の工数を削減し、会議での結果、経緯などの情報を共有でき、次のアクションに結びつけ、・アクションの進捗状況の確認、アクションの結果からの学び、気づき、軌道修正、次の会議の工数削減

が可能になるのだ。

 会議の運営、進行、ファシリテート技術やWebでの遠隔会議などがあるが、それ以前の話として、もっとグループウエアを有効活用してほしい。

<グループウエアを利用した会議>

 グループウエアを有効活用した会議に重要なポイントは、

「常に一つの文書(ページ)を利用」

することだ。会議開催通知、必要な文書の収集、保管から会議の進行、議事録、Action Listまでを共有されている一つの文章で行うのだ。

 例えば、私たちの社内で実際にどのように行われているかを紹介しよう。

1.会議のアジェンダ(会議進行一覧)の作成

 組織、チームなど関係する人との共有場所(例えば組織で共有しているNotesDB)にアジェンダ(会議進行一覧)を書く。

 このアジェンダを書いた文書を「A会議文書」とここでは呼ぶ。
(例)Photo_5 

2.会議開催通知にアジェンダのリンクを入れておく

 コピペしたりせずに、「A会議文書」のリンクを入れておき、会議開催通知を受け取った人は、リンク先を見れば最新のアジェンダが確認できる。

3.アジェンダに説明資料、関係資料を貼ってもらう

 会議での説明資料や関係する資料を、印刷して持ってこさせたり、メールで収集するのではなく、会議開催通知に
「リンク先の担当部分に説明資料や関係資料を○日中に張ってください」
 と書いておき、会議で使うパワポやワープロ文書、関連する情報のリンク、メールのコピーなどを「A会議文書」上に貼ってもらう。
 社内会議なのだからきれいにまとまっている必要はない。

4.会議資料を事前に確認してもらい、意見、質問を書いておいてもらう

 先の会議開催通知に資料を「、、○日中に、、、」と書いてある。その後ろに、「○日以降に内容を確認して、意見や質問を記載お願いします」としておき、「A会議文書」への返答(コメントや子文書)として会議前までに懸案事項、質問を記載してもらう。
 これにより会議ではポイントのみ説明し、懸案事項や質問に対する回答も準備できる。

5.アジェンダを写しながら会議を行う

 会議資料は一切印刷しない(当たり前のことだが、、)。アジェンダの上に必要な説明資料の張られた「A会議文書」を映しながら会議が進められる。
 他の離れたオフィスの人がいるは、オンラインWeb会議(Sametime、LotusLive Meetingなど)で「A会議親文書」を共有する。

6.議事録は会議進行しながらアジェンダにその場で、プロジェクターで映しながら入力する

 会議が進行中の議決事項、重要な報告事項、各自のActionと担当者、納期などの議事録は、会議の進行を行うものが、プロジェクターで映し出しているアジェンダ「A会議文書」の該当部分にその場で入力していく。
 私たちの社内では、部長などの主催側やリーダークラスが入力していくことが多い。
 もし、議事録の内容に意義があれば、入力している最中にその場で言う。

7.議事録の確認は各自が必要に応じて

 通常、個人のカレンダーに会議開催通知が入っており、その中に「A会議文書」のリンクがあるので、議事録や利用した文書は、そこから容易に見ることが出来る。

8.会議で決まったActionリストに進捗を記載と状況確認

 「A会議文書」を利用した会議で、その中に今後行わなくてはならないActionList(納期、担当、アクションの内容)が書かれるが、各自そのActionの状況を随時記載する。 状況を知りたい者は「A会議文書」を見ることで常に会議で決まった状況を確認することが可能。

 会議の一つの例を紹介したが、グループウエアをちゃんと利用することで、オフィスワーカーの効率化と自由闊達なチーム作りに大きく貢献できる。もう一度使い方を見直してみてもいいのではないだろうか。

 以下、画面例

Photo_3

Comment(2)

コメント

shingo

数年前、弊社の会議スタイルは書画カメラとプロジェクタを用い、印刷した資料を映すスタイルでした。そこで私は印刷の手間などがあるから追加でパソコンを置こうと提案しました。
けど周りからは止めてくれと。

理由を聞くと、紙の資料ではわざとグラフを小さく印刷して数値を読みにくくする事が可能。しかも書画カメラの解像度はパソコンのXGAよりも低いVGAやSVGAなのでさらに読みにくい。したがって会議で自分の報告資料を説明する時に不都合な部分をはぐらかす事が出来るので上司から突っ込みが入りにくいと。

今でこそパソコンが置いてあり、私自身はグループウェア上の情報や資料を表示・入力しながら上司に報告しています。しかし私の場合は上司に恵まれている事もあり(自由闊達な意見を言いやすい)、仮に上司に恵まれていなかったら印刷した紙の資料で淡々と報告していたかも知れません。

shingo-san
書画カメラとはなつかしい。
「交通費の例外処理がしにくいように、使いにくいシステムにしている」という会社がありましたが、似たような発想でしょうか。
まだまだ、紙でなくてはならない会社も多いのでしょうね。
それらの人々の考え方を変えるのも、私たちIT系ブロガーの大切な役割だと思っています。
これからもご意見、感想をいただければ幸いです。 ありがとうございました。

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