グループウエアの「１文書の使い方」で飛躍的に変る会議の進め方
昔は会議の度に、
・関係資料をパワポで作って（当時はワープロやだったが）
・メールで集め
・人数分印刷して
・会議室の机に置き
・議事録を誰かにとらせ
・後から参加者に議事録をメールで送る
ようなことを行っていたが、「最近はそんな余裕のある会議を行っているところはないだろう、、、」
と思っていたが、グループウエアを導入しているにも関わらず、いまだにこのようなことをやっている会社も多いのだそうだ。
紙の無駄、時間の無駄、情報共有不足、自由闊達な議論不足、会議の結果を実際のActionに結びつける、、、などなど
を考えると、もっとグループウエアをしっかりと使って欲しいところだ。
Lotus Notesでなくとも、今持っているグループウエアを使えば、これらは飛躍的に
スムーズで、大切な若者たちに無駄な時間を使わせず、主催者側の工数を削減し、会議での結果、経緯などの情報を共有でき、次のアクションに結びつけ、・アクションの進捗状況の確認、アクションの結果からの学び、気づき、軌道修正、次の会議の工数削減
が可能になるのだ。
会議の運営、進行、ファシリテート技術やWebでの遠隔会議などがあるが、それ以前の話として、もっとグループウエアを有効活用してほしい。
＜グループウエアを利用した会議＞
グループウエアを有効活用した会議に重要なポイントは、
「常に一つの文書（ページ）を利用」
することだ。会議開催通知、必要な文書の収集、保管から会議の進行、議事録、Action Listまでを共有されている一つの文章で行うのだ。
例えば、私たちの社内で実際にどのように行われているかを紹介しよう。
１．会議のアジェンダ（会議進行一覧）の作成
組織、チームなど関係する人との共有場所（例えば組織で共有しているNotesDB）にアジェンダ（会議進行一覧）を書く。
このアジェンダを書いた文書を「Ａ会議文書」とここでは呼ぶ。
(例)
２．会議開催通知にアジェンダのリンクを入れておく
コピペしたりせずに、「Ａ会議文書」のリンクを入れておき、会議開催通知を受け取った人は、リンク先を見れば最新のアジェンダが確認できる。
３．アジェンダに説明資料、関係資料を貼ってもらう
会議での説明資料や関係する資料を、印刷して持ってこさせたり、メールで収集するのではなく、会議開催通知に
「リンク先の担当部分に説明資料や関係資料を○日中に張ってください」
と書いておき、会議で使うパワポやワープロ文書、関連する情報のリンク、メールのコピーなどを「Ａ会議文書」上に貼ってもらう。
社内会議なのだからきれいにまとまっている必要はない。
４．会議資料を事前に確認してもらい、意見、質問を書いておいてもらう
先の会議開催通知に資料を「、、○日中に、、、」と書いてある。その後ろに、「○日以降に内容を確認して、意見や質問を記載お願いします」としておき、「Ａ会議文書」への返答（コメントや子文書）として会議前までに懸案事項、質問を記載してもらう。
これにより会議ではポイントのみ説明し、懸案事項や質問に対する回答も準備できる。
５．アジェンダを写しながら会議を行う
会議資料は一切印刷しない（当たり前のことだが、、）。アジェンダの上に必要な説明資料の張られた「Ａ会議文書」を映しながら会議が進められる。
他の離れたオフィスの人がいるは、オンラインＷｅｂ会議（Sametime、LotusLive Meetingなど）で「Ａ会議親文書」を共有する。
６．議事録は会議進行しながらアジェンダにその場で、プロジェクターで映しながら入力する
会議が進行中の議決事項、重要な報告事項、各自のＡｃｔｉｏｎと担当者、納期などの議事録は、会議の進行を行うものが、プロジェクターで映し出しているアジェンダ「Ａ会議文書」の該当部分にその場で入力していく。
私たちの社内では、部長などの主催側やリーダークラスが入力していくことが多い。
もし、議事録の内容に意義があれば、入力している最中にその場で言う。
７．議事録の確認は各自が必要に応じて
通常、個人のカレンダーに会議開催通知が入っており、その中に「Ａ会議文書」のリンクがあるので、議事録や利用した文書は、そこから容易に見ることが出来る。
８．会議で決まったActionリストに進捗を記載と状況確認
「Ａ会議文書」を利用した会議で、その中に今後行わなくてはならないActionList（納期、担当、アクションの内容）が書かれるが、各自そのActionの状況を随時記載する。 状況を知りたい者は「Ａ会議文書」を見ることで常に会議で決まった状況を確認することが可能。
会議の一つの例を紹介したが、グループウエアをちゃんと利用することで、オフィスワーカーの効率化と自由闊達なチーム作りに大きく貢献できる。もう一度使い方を見直してみてもいいのではないだろうか。
以下、画面例
