フリーターがフリーターの実態を赤裸々につづります。過去働いたことのある職場を非正規雇用の立場で、法に触れない程度で自由に暴露していきたいと思います。

パソコンに縁のないフリーターがサイボウズkintoneの取材に挑戦してみたら・・・

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 こんにちは。フリーターの初月ヘチマです。いつもはアルバイト先のマンガ喫茶について書いておりますが、今回はサイボウズ社のkintone(キントーン)というクラウドサービスについて記事を書かせていただきます。

●kintoneとは?

 kintoneとは、「SNS機能を備えたビジネスアプリを作成するためのツールのこと」...とホームページから引用してみたもののパソコンの知識のない私にはよく理解出来なかったので、実際に無料体験版を使用してみて私なりに解釈してみました。

 要は、

 通常エクセル等で作成されるデータをkintoneで作成することによって、複数の人間が同時に閲覧・編集したり、SNSのようにディスカッションしたりできるようにするサービスのこと

 ......だと思います。断言できないのはかくいう私もまだkintoneについて勉強中の身だからです。

 私はひょんなことからサイボウズ社の中村龍太さんとお知り合いになりました。

グラフィックス1.png中村龍太さん

 龍太さんは、サイボウズ社でkintoneの活用事例づくり、啓蒙を仕事にしている人です。龍太さん曰く、その場で業務のシステムを作ってしまうということなので、本当にそういうことができるのか、kintoneがどのようなツールなのか、ビジネスの現場でどのように活用されているのかを勉強させていただくことになりました。

 「ビジネスアプリなんてフリーターには使う機会がないだろ」と思われるかもしれません。私も最初はそう思っていました。しかし、今回はじめて龍太さんについて実際の現場に行ってみて考えが変わったのです。

●金融知力普及協会の金融知力インストラクター・鈴木達郎さんの事例

 8月6日。私は龍太さんと一緒に、特定非営利活動法人 金融知力普及協会の金融知力インストラクター・鈴木達郎さんの元を訪ねました。

グラフィックス2.pngどこの馬の骨とも分からぬ私を暖かく迎えてくれた鈴木さん


 鈴木さんは全国の高校生が金融の知識を競い合う「エコノミクス甲子園」という大会の主催者のお一人です。

 

 

実は、高校生へのエコノミクス甲子園への参加の推進を行っているのは地方の銀行の方々なのですが、参加を促した銀行の方から、自分の高校が参加しているかどうか毎日鈴木さんのところに問い合わせがきて対応が大変なのだそうです。

 「エコノミクス甲子園」の参加者データをメールで送信したり、電話口に口頭で伝えたり......こうした現状からkintoneを使って

  • 地方の銀行さんと情報共有することにより容易に出来ないだろうか
  • 参加する高校には、金融知識の教材を送るのですが、その配送業者と配送情報を共有でいなだろうか

 と、龍太さんに相談を持ちかけたのだそうです。

【鈴木さんの希望】

 鈴木さんのkintoneを使用するにあたっての希望は以下の通りです。

  • 申込Webサイトに入ってきた参加者情報をkintoneに取り込み、協賛社の全国の銀行の方と最新の参加数や参加者の情報が共有できるようにしたい。
  • 学生の個人情報は協会の関係する一部の人だけがみれ、銀行には閲覧制限をかけたい。


 以上の鈴木さんの要望を聞いて、龍太さんがさっそくkintoneに参加者の情報である元のエクセルデータを取り込みました。取り込んだだけですでに見やすいレイアウトに仕上がっておりました。

グラフィックス5.png


 ちなみに作成したファイルはこのようなかわいらしいアイコンで分かりやすく仕分けできるようです。今回よりもっとシリアスな現場でkintoneが活用される時もこのようにほのぼのしたアイコンが使用されているのでしょうか。というかケーキとかのアイコンはどういった時に使うのでしょう。アイコン画像のチョイスが少し気になりました。

【今後の課題】

 さて。こうして実際にkintoneへデータを取り込んで表示してみると、現状における課題がみえてきました。龍太さんも実際に操作してみないと分からないことがあるようです。

 みえてきた課題は3点です。

  • Webのシステムから取り出す参加者のcsvデータは、単純に参加者のデータが追加されるわけでなく、一度登録されたデータにあとで、情報が追加になったり、修正されたりする。kintoneに取り込む時にどんな方法で取り込んだらよいか。
  • 参加者のデータの個人情報を協会のメンバーは見れるようにするが、銀行は個人情報に敏感なので、そのデータをどうやって見えないようにすることができるか。
  • 現在、何チームが参加されているか集計したいが、kintoneでできるか。

 こうして課題をみてみると、kintoneが鈴木さんの要望に応えられるのかどうか雲行きが怪しくなってまいりました。

 1点目の課題に関しては、当初、追加された差分のデータを取り込むことを想定していましたが、討議の結果、参加者のデータが何千になることはないので、毎回、全件削除して、新しいデータを読み込むことで解決。毎回削除に手間はかかるか、データを消して読み込む時間は1~2分程度なので問題なし。

 2点目の課題は、協会のログインIDをもっている人は、個人情報を見れるように、個人の名前が入っている項目をkintoneのフィールドの権限設定機能でチェックをいれるようにし、他のIDをもっている人は見れないようにチェックを外すことで比較的容易にできることを確認できました。

 3点目の課題が今回における一番の課題でしょう。
 「エコノミクス甲子園」は1チーム2人で構成されています。ということは1チームに対して2人分のデータが入ってきます。kintoneの機能では、データの数を合計する機能やデータに数字が入っていたら、合算する機能はついています。

 今回の場合は、データの数を合計す方法を使うしかなく、その場合、参加人数しか集計できず、チームの数は集計できません。単純な合計値では2倍の数が表示されてしまいます。

 さらに、都道府県ごとに何校ほど参加しているのかを知るためには、複数のチームが参加する学校も1として数えなければ正確な数が表示されません。エクセルであれば関数をつかって計算してしまえば良いのですが、通常のkintoneではこの計算は行えません。
 つまりエクセルで一度計算してから取り込むか、費用を上乗せしてkintoneに計算ツールを取り込むか、という選択しかないのです。一応チームのリーダーである1人にだけ横に「1」という数字を添えることで、チームの数は数えられるという解決法を見出しましたが、こちらも参加者が細かく変動するとあってはなかなかの手間になることでしょう。

 完全な解決法というのは結局このときは見つかりませんでした。

【その後の鈴木さんとkintone】

 その後聞いた話は、8月19日より、このアプリは稼働していることがわかりました。解決策はWeb入力のシステムでチーム数の計算用フィールドをつけて0.5をいれてしまうことでした。これによってこのフィールドを合算することによって、チームの数がわかります。

グラフィックス6.png鈴木さん考えましたね。

結果として下記のように各大会ごとの、エントリー件数が表示されて、一番困難だと思われた課題が解決されたというわけです。

グラフィックス7.png

このシステムが、

わずか1週間で、ひと月780円/ユーザーでできるのは魅力的です。

 見えてきた課題に対してkintoneの使用を見送るのか、それとも課題については目を瞑るもしくは何とか解決法を見つけ出してkintoneを活用するのか。最終的に活用するという決断をくだしたのは鈴木さんです。

 しかしその大きな契機となったのは、利用者の希望を出来るだけ正確に聞きだし、課題の解決方法に真剣に頭を悩ませ、いかにkintoneがビジネスの現場で役に立つのかを伝えるために真摯にkintoneの利用者と向き合った龍太さんの存在だと思います。
 その姿はさながら、症状から原因と治療法を導き出す病理診断医のようで......と、「たとえ話を挟んで分かりやすく書いて」と頼まれたので書いてみましたが、伝わりましたでしょうか。

 とにもかくにも私もそんな龍太さんのお力になりたく、今回ブログを執筆させていただいた次第です。

●kintoneの取材をしてみて


 kintoneの使用方法を間近で拝見させていただいて、幅広い現場での活用の可能性が見えてきました。
 ということは、明日は何の仕事をしているかも分からぬ自由なアルバイターの身である私もいつかkintoneを使用する側に回ることもあるのかもしれないということです。私だったらどのようにこのツールを使いこなすことが出来るかしら、と想像しているうちに私のkintone無料体験期間は終了してしまいましたが。

 私の実際の活用編はまたいつか別の機会に書かせていただきたいと思います。

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