イベント・セミナー会場を下見する

先月のイベント終了から、早くも次のイベントの準備を進めています。実際のところ、イベント当日には次のイベントのおおよその期日は決まっていて、会場選定が進んでいるものです。当日に全力投球しているようで、並行して次の仕込みをしなければならないというのがマーケティングの常ですね。

さて、今回は興味深い会場候補がいくつかあり、実際に足を運んで下見をしてきました。イベント自体は、もうすぐ開催概要が決まります、という状態なので、もう少しだけ待っていただくとして、今日は下見について。

まずは事前確認
これは営業活動なんかでもいっしょですけど、事前に情報収集しておくことは大事です。イベント会場の下見については、次のような情報を確認しておきます。

• 会場へのアクセス
• 周辺の地理状況
• 建物内での部屋の位置
• 部屋のサイズ（天井高も重要）
• レイアウトオプション
• 備品など
• もちろん料金

会場へのアクセスについては、Webでどれだけ理解できるかも重要。お客様が案内図を頼りに行きやすい会場なのかどうかが分かります。あと、自分都合だけでなく交通の便もチェックしておきたいですね。

とりあえず事前情報だけで、ここだったらこんな感じで、というイメージを作っておきます。

そして会場へ
いきなり会場に向かうのではなく、ちょっと周辺を確認しておきます。終日だったり午後イチに始まるイベントの場合、周辺でランチが取れることも重要です。あくまでも参加者目線で会場周辺を散策します。

入り口からの導線を確認
建物の入り口から会場となる部屋までのルートを確認します。地下鉄直結など、入り口が複数ある場合には、行きと帰りでそれぞれ確認しておきます。案内看板はどこに設置できるのかなど、細かいところもチェックです。

受付エリアの確認
当日の受付方法によって、受付エリアでの滞留が予想されたりするでしょう。どこに受付テーブルを置いて、どのように並んでいただくか、具体的にイメージします。

音響、照明、スクリーン、座席、そして電源
会場では、基本となる音響や照明、そしてスクリーンやプロジェクターの配置、座席レイアウトなどを確認します。特にマイク数などは進行にも影響しますので、必ずチェックします。あと、最近ではustreamなどで映像を配信するケースも増えてきているので、カメラ位置などもちゃんと確認しておきたいところ。その場合、音声ラインを配信用のPCに供給する必要があるため、それもチェック。もちろんネットワークへの接続をどうするか、PCの場所も含めて決めておきます。照明の盲点は、講師の立ち位置へのスポット。部屋全体を暗くしたときに、講師も暗くなってしまうケースでは、講師の顔コミの映像配信は難しくなります。

ひとつ盲点となるのが電源。最近モバイル機器からTwitterなどでセミナー中継をしてくれるケースが増えています。でも、電源がその辺にないと、途中で電池切れになってしまいます。自由に使える電源が近くにない場合は、その手配も必要ですね。

後で役立つ可能性の確認
会場確認で最も重要なのは、どの程度の柔軟性が会場にあるのかを理解することだと思います。イベントは主催者が考えたとおりにはいかないもの。予想より集客が悪かったり、特定の部屋に参加者が偏ってしまったり。そんなときに、イベントとして成功させる（これには集客が予想を下回っても、それなりにイベントとしてうまくやりぬけることも含まれます）には、会場をどのようにセットアップ変更できるかを知っていることが重要。予想を上回る集客の場合には、どこまで椅子を足せるのか、また逆の場合、どの程度余裕の配置にできるのか（一般的に会場案内の定員は、相当ぎっしり詰め込んだレイアウトです）。

この辺の確認をしておかないと、集客を開始してから事情が変わって、もう一度会場へ、なんて手間が発生しかねません。可能性を知っていることが柔軟性につながるわけです。

それぞれ事情が異なるイベント・セミナーの会場下見で、一概にこれだけ見ておけば大丈夫、というのはないのですが、運営側、スピーカー、参加者のそれぞれの視点で一連の流れを想像してみるのが大事ですね。