組織を活性化させていく上で外せないポイントを、企業や組織が抱える問題や課題と照らし合わせて分かりやすく解説します。日々現場でコンサルティングワークに奔走するコンサルタントが、それぞれの得意領域に沿って交代でご紹介します。

HRテック導入に関して

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これまで、人材マネジメントの主流は、人材の量に傾倒したマネジメントになっていました。団塊の世代、第二次ベビーブーム世代など、これまでは就業人口が多い階層が存在したことで、人材の量に関するマネジメントに傾倒していたとしても、比較的問題なく、うまく回っていました。これが、これまでの人材マネジメントだと私は感じています。

しかし、就業人口は2025年あたりを境に、減少傾向にあり、人材マネジメントにも変化が求められています。つまり、これまでの人材の量に傾倒した人材マネジメントの方法にも変化が求められているわけです。働き方改革や同一労働同一賃金といった政府の取り組みから見ても、人材マネジメントのそのもののあり方にも変化が求められているといえるでしょう。

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こうした背景もあってか、最近私が訪問する顧客先において、HRテックに関する話題をよく耳にします。紙やEXCELでのアナログな管理が、これまで主流だったものの、ここ数年でIT化による改善や効率化を実現するべく、多くの人事担当者が人事管理システムの導入を検討していると肌で実感しています。

検討理由としては、従業員に対する教育や組織定着率のアップにむけての施策・企画を行っていきたいが、施策を考える時間がないため、定型業務を無くしたいというご要望を多く聞きます。また人事部に従事する人数が限られている中で、「どのように業務の効率化を行うか」を悩まれている企業が多く見受けられます。

今回はどのようにすれば上記の課題を解決できるのかを記載していきたいと思います。

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まず、「どのように業務の効率化を行うか?」に関しては、実際に行っている業務を棚卸して、どの業務であればIT化による改善・効率化が図れるのかを考える必要があります。一例として、従業員データを部門毎で管理していると、従業員に関するデータを収集する際に、各部門へ人事部員が連絡をして従業員データをメールでもらう。また一方で、複数のEXCELファイルで従業員データを管理していると、サーバにおいてあるいくつものファイルを確認する作業が発生するなど、多くの手間暇が発生します。これらの作業は、従業員の総人数や平均年齢、男女比など、役員や幹部、また外部への情報開示資料をまとめるときに発生しており、各々が持っている情報を一つのデータベースで一元管理する事で、効率化を実現できます。

しかしながら、従業員データの一元化が実現できたところで、次に課題に上がるのがデータの更新作業です。

住所や扶養家族の変更、資格情報の申請等は、結局EXCELや紙で上がってくるため、データベースに更新した情報を打ち込む作業を行うのは、結局人事。これらの転記作業で多くの時間を取られています。データベースで従業員データを一元管理した結果、転記作業が逆に多くなるため、時間と手間暇が掛かるケースも少なくありません。研修の受講履歴や従業員の資格情報、スキル、経験の管理も同じく一元管理すると、更に更新作業に時間が掛かってしまいます。その結果、従業員データは更新しきれずに身上情報のみの管理で終ってしまう事も少なくありません。このことから、従業員データを一元管理できるシステムを選択する場合、従業員データの一元管理だけでなく、その後の運用にあたる更新作業、例えばワークフローとデータベースが一体化しているシステム等を検討する必要があると言えるでしょう。

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ここ数年、人材マネジメント施策を検討するための従業員データの一元管理システム(従業員情報や顔の見える化など)が多くあります。しかし前述の通り、導入後の転記や更新作業で時間を取られてしまい、本来実現したい人材マネジメント施策を考える時間が、結局、取れないケースも少なくありません。そのため、それらのシステムは、導入したとしても形骸化してしまい、使用されていない事も多く見受けられます。

当社で提供している人事管理システム「サイレコ」は、データベース機能はもちろんのこと、従業員側が自らの情報を申請して、人事部や所属長が承認をすれば、データベースを書き換える仕様になっています。そのため、効率的な人事管理及び従業員情報の収集・一元管理が可能です。人事業務に限らず言えることですが、IT化による業務改善、業務の効率化を実現するのであれば、やはり運用面も見据えた上で導入を検討するべきだと私は考えます。

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コンサルティングソリューション事業部
鈴木 大地

AACメンバー

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