打ち合わせの終わり方

1回の会議には何度かの終わりと、それぞれの終わらせ方があるように思います。

まずは、議題ごとの終わりがあります。1回の打ち合わせでは1つの議題しか扱わないということがわかりやすくてよいのですが、そうできない場合はいくつもの議題を話し合うことがあります。複数の議題を同時に進めることは話が発散してしまいますので、1つずつの議題を片付けていくことになります。1つの議題が決着したら、後から「そういえばさっきの話なんだけど」という発言が出てこないよう、腹に意見を溜め込んでいる人がいないか確認します。

そして会議の終わりがあります。アジェンダに基づいて本日の議題を列挙し、話し忘れた項目がないかどうかと、話し合った議題の結論を確認します。リアルタイムで議事録が出来上がっていた場合は議事録を確認します。宿題事項が生まれた場合は、誰がいつまでに何をするかを確認します。次回の打ち合わせの日程が決まっている場合は、その周知を行い、決まっていない場合は誰がいつ頃までに日程を決めるのかを確認します。

ここまではよくある話です。最近、これより後の終わり方が実は難しいのではないかと思っています。

特にお客様のところを訪ねていって打ち合わせを行う時なのですが、会議が終わったぞ、というところでどうやって席を立つか迷います。「それではよろしくお願いします」というところで頭を下げて一旦の〆となりますが、その後こちらが筆記具や資料を片付け始めないとなかなか席を立つ雰囲気になりません。こちらに片付けの素振りが無いと「何か話したい事残ってたかな？」という感じになってしまい、席を立ちにくいような傾向を感じます。

かといって先方よりも素早くテキパキと書類を片付けすぎると、何だか早く帰りたがっているようで悪い感じがします。また、先に筆記具を片付けてしまうと、先方が急に思い出して話を始めた場合に焦ってメモを取る事になります。そんなことは稀であるように思いますが、大人数の会議の場では言いづらかったような現場の担当者間の調整事項は会議終了後に少人数で調整することがあります。また、「そういえば最近こういうことで困っていてね」という軽い相談を受ける事が何らかの商談につながるかもしれません。そういった雑談を大切にするならばすぐにメモを取れる状態にしておきたいです。それを考えて最近は、机の上で打ち合わせ資料を整頓しながら様子を伺っています。

逆に私が商談を受ける立場の場合、打ち合わせが終わったと思って気持ちが緩む瞬間があるように思います。以前に一度「本日は時間がありませんでしたが、よろしければこちらもご一読下さい」という形でちょうどこちらが興味を持っている資料をもらったことがありました。打ち合わせの最中は「相手は営業の話をしに来ている」という意識を持って挑むのですが、打ち合わせ後の油断したところで仕事の話を持ってこられると 、「あーそれ困ってるんですよね」という素のリアクションをしてしまい、「今度ゆっくりとご説明をさせていただきますよ」という流れになることがありました。特に、仕事と全然関係ない雑談をしていると思ったらいつの間にか仕事の話に戻っていた、という場合はポルナレフ並に焦ります。

やつを追う前に言っておくッ！
おれは今やつの営業トークをほんのちょっぴりだが体験した
い…いや…体験したというよりはまったく理解を超えていたのだが……

あ…ありのまま 今　起こった事を話すぜ！

『天気の話をしていると思ったら
いつの間にかJ-SOXの話をしていた』

な…　何を言ってるのか　わからねーと思うが
おれも何をされたのかわからなかった

頭がどうにかなりそうだった…

営業スマイルだとかファシリテーションだとか
そんなチャチなもんじゃあ　断じてねえ

もっと恐ろしいものの片鱗を味わったぜ…

そもそもそれが狙ってやられたことなのかそうではないのかわかりません。そういった瞬間を狙い済ますという営業テクが確立されているのかどうか知りませんが、もしあるならば色々なところで活用できそうです。もっとも、あまり濫用すると「うかうか世間話もしていられない」と思われてしまいそうです。