議事録書けますか？本当に？

今週は寒い日が続いていますね。こう寒いとついつい背中が丸まってしまいそうですが、身長180cmのおっさんが背中を丸めていてはかっこ悪すぎです。マフラーをして、手袋はめてシャキッと歩くように心がけ・・・ようと思っている大木です。
　
最近は議事録を書く機会が減りましたが、今でもたまに議事録を書く機会があります。特に時間に余裕のないプロジェクトの場合は、極力自分で議事録を録るようにしています。一方で、人が作った議事録を見る機会があるのですが、中には「それは議事録とは呼ばないよ」というものもあり。
　
企業によっては、議事録のフォーマットを持っているところもありますが、書き手が議事録の意味を理解していないと、フォーマットに書いてもダメなことがありますよね。何が決まって、今後どうなるのかがまったく読み取れない議事録は議事録とは呼ばない。書き手は会議をきちんと聞いていないのでは、としか思えないようなものもあり。あるいは、長時間の会議になると台本のようになっていたり。（話し手の順番に話したことが次々と書いてある）
　
前職では、議事録を書く人のことを「議事ロガー」（笑）と呼んでいて、会議を止める権利を持つ人、と位置づけていました。それは無闇に会議を止めるのではなく、「誰が、いつまでに、どのようにするのか」が決まっていないまま進みそうになると、会議を止めて「それは、誰がやるのですか？」「いつまで？」と確認をする、ということなんです。それくらい、議事録というものは重要なのだと考えています。逆に、それが書かれていないのなら、その議事録は要らない。
　
プロジェクトの関係者は、ともすると自分の都合のいい解釈をしてしまいがちですよね。もちろん、みんながハッピーになれるようにすることは大切ですが、勝手な解釈のために、時間がかかり過ぎたり、費用が膨らんだり、あるいは予定通りにならないようではいけないわけです。そういったことがないように、あるいは忘れないように議事録を作成しておく。次の会議で使うこともあります。「○○さん、この件は終わりましたか？」という具合ですね。犯人探しをするのではなく、もし予定通りに進んでいなければ、どうするのか、という判断をしなくてはなりません。だからこその議事録です。
　
議事録書けたら一人前、などと言われることがありますが、それは正しいと思います。それほど、議事録は易しいものではない、という意味でしょうね。でも、残念ながら新入社員研修に議事録の録り方を入れているところは少ないです。研修では教えにくいからだと思いますが。現場に配属されていから、上司や先輩に怒られながら覚えていくことが多いのではないでしょうか。まあ、上司や先輩がきちんと議事録を書ける人であることが前提ですが。意外と、自分が議事録を書けないことを分かっていない中間管理職って多いように感じるのですよね。ボソボソ。。