資料は、再利用、再加工される可能性が高い
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岩永さんの「表計算ソフトをワープロ代わりに使っているのを見るとやっぱりのけぞってしまう」を拝読して、その昔に議事録をExcelで録っている人がいたのを思い出しました。ただ、彼の目的は議事録である一方、会議で決まったタスクを一行毎に書いてあり、そこに担当者、日付を入れて、会議後に確認してまわる役割だったので、それはそれで役立っていたようです。
僕もコメントで書いたのですが、ExcelをPowerPoint代わりに使う人もいます。まぁ、本人が使う分には良いのでしょうけど、投影するにはPowerPoint、Keynoteのほうが見栄えが良いように思うのですが。
一人で作成した資料でも、その資料はその後に再利用されたり、再加工される可能性が高い。僕が作成する資料は、基本的にそう考えて作成しています。僕というか、当社では、というほうが正解ですね。自分が作成し、どこかで説明して終わりという考え方はしていません。それは、すべて過去の経験に基づくのですが。
例えばプレゼンテーション資料を作成したとします。その資料は、バージョンアップされる場合もありますし、お渡しした相手の方が社内で説明するための資料とマージさせて使う場合もあるでしょう。そういったときには、あらかじめ先方のフォーマットに合わせて作成しておくことで、マージしやすくなります。
前回オルタナティブブロガー定例ミーティングで、プレゼンテーション資料作成についてお話しを伺いましたが、例えば四角の中に文字を入れたいときに、四角を書いて、別にテキストボックスを作成して重ねたりすると、あとで加工しづらいわけですね。そういうのって見たことがないのですが、そういう方法で作成する人もいるそうです。
表計算でもそうですが、統一したフォーマットで作成されていると、再利用が容易になりますね。再利用、再加工される可能性が高い、と考えて作成しておくと、あとが楽になる気がします。