企業内コンテンツ管理～増え続けるマニュアルと手続集
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以前、昨今社内での通達や連絡・お知らせが増えてきているという話題を書いたが、同じように最近企業内のマニュアルや手続き集も膨大に増えてきているようである。その背景には、商品のライフサイクルの短縮化に伴う度重なる新商品開発や製品の多様化にあわせて、商品の解説文書や取り扱い文書が増えていっていることもあるだろうし、コンプライアンス重視の流れや内部統制の強化と言うことで企業内のさまざまな業務についてきちんとやり方や流れを決めていくという動きも影響していると思われる。
しかしながら、昨今多くの企業で、マニュアルや手続集の増大に既存のマニュアル管理系のシステムがついていけない状況に陥っているようである。当然この問題は、ユーザやシステム部門の悩みの種になりつつある。
社内の各部署は新しいマニュアルや手続きを発行し続ける、しかしユーザである社員がこれを読みきれない事態が発生している。さらに読めないばかりかどこにあるのかを捜せない状況になると、ユーザの不満はシステム部門にぶつけられることになる。
システムなどによるマニュアルや手続き集の管理のポイントにはいくつかあると思うが
ユーザサイドから見ると
- 観やすいこと
- 探しやすいこと
- 最新版が把握できること
- 参照文書（FAQ集や補足文書）の参照がし易いこと
管理者サイドから見ると
- ひとつ（ある部分）を改定した場合に影響範囲がすぐ分かって欲しい
- （後から）当時の規定やマニュアルの照会ができること
- 定期的な見直しや棚卸を支援する機能
あたりがニーズとして挙げられることが多い。場合によっては上記以外にも非常に細かいニーズが沢山あると思うが、今挙げたニーズだけに絞って見ても、これらをひとつのシステムで全て解決できるソリューションは、現時点では無いようだ。
昨今企業内コンテンツ管理というキーワードに注目が集まることも増えてきているので、今後各ベンダーから関連ソリューションが徐々に発表されて行くだろうが、それまではとりあえず今あるソリューションの組み合わせや使い方の工夫で対応するしかないようだ。