専門的な情報を、立場の違う人に「分かるように説明する」のは難しいものです。このブログは「技術屋が説明書や提案書を分かりやすく書く」ために役に立つ情報をお届けします。

業務報告書の書き方講座

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先日、ある会社の社長さんにこんな相談をされました。

「半期ごとに社員に期中の業務報告を書かせて、人事考課の参考にしていますが、要領を得ないものが多くて、読むだけでも大変です。社員がなんとかうまく書けるようにする方法はないでしょうか?」

こんなふうに、期の区切りやプロジェクトの区切りで業務報告を書かされるケースは多いと思いますが、社員にしてみると、しっかりとした書き方を教えてもらっていない場合も多いものです。

実際、事情を聞いたところ、報告書のフォーマットはあるものの、書き方のトレーニングはしておらず、なんとなく見よう見まねで書いている状態と思われました。そこで

「何かいい方法はありますか?」
「それでは、業務報告の書き方ガイドラインを作って社員さんに配布しましょう」

と開米から提案を行い、実際にガイドラインを作って配ったところ、社員から提出される報告書が格段にわかりやすくなったそうです。

「どうでしょう、お役に立てましたか?」
「いやもう本当に、見違えるように良くなりました! ありがとうございます」

その「業務報告の書き方ガイドライン」ですが、大まかに次のような内容です。

1. 業務報告書を書く意義

 業務報告書を書くことが、自分自身と会社にとっての成長と成果につながるということをしっかり説明します。「書かされている」感を持ってしまうことを防ぐためのパートです。

2. 長文を書く際の基本的な注意事項

 報告書を文章で長々と書いてもまず読まれません。長い内容を書くならそれにふさわしい書き方があります。具体的には「箇条書きにしてラベルをつける」ことです。
 ただ、単に「ラベルをつけろ」と言ってもなかなか難しいものですので、ここでは業務報告書でよく使われるラベルの例を挙げて、参考に出来るように説明してあります。

3.「仕事」を考えるためのフレームワーク

 報告が要領を得なくなっている場合、「仕事」がどんな流れで進むものなのかというフレームワークを意識していないことが原因で、何についての報告をしているのかが不明瞭になっていることがあります。そこで、「仕事」の流れを考えるための典型的なフレームワークを載せて、どの部分について報告しているのかを明示することを推奨しています。
 そのフレームワークの図解部分は次のようなものです。

2016-0222-01.PNG

 実際にはこれの詳細解説が付属しています。

4. 記入事例Before/After

数行程度の報告文をサンプルに、Before/Afterを比較できる改善事例をいくつか載せています。


以上の内容で構成される「業務報告の書き方ガイドライン」を作成・配布したわけですが、その内容はどの会社にでも広く通用するものですので、

報告書をどう書いたら良いか分からない

という会社員の方向けに「業務報告の書き方講座」を開催し、そこで配布することにしました。会社員に限らずフリーランサーや経営者、あるいは学生の方もご参加いただけます。

取り急ぎ、急な話で申し訳ございませんが、下記日時・場所にて開催します。

テーマ:業務報告の書き方講座
  ・業務報告の書き方ガイドラインの配布および説明
  ・サンプル報告書の書き直しワーク
  ・ご自身の報告書の書き直しワーク
  ・質疑応答・ご相談
日時:2月25日19:00~21:00
場所:ちよだプラットフォームスクウェア地下一階 ミーティングルーム R005
費用:社会人4000円、学生1000円

参加ご希望の方は開米までご連絡ください。方法はメール、twitterやFBのメッセージ、電話等、何でもかまいません。

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