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ビジネスにおけるおもてなしは、相手に合わせたコミュニケーション

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ここ数カ月でスタッフが増え、「机が足りない!」という嬉しい?悩みが出てきた。

新しいスタッフが増えることで気付くことは多い。普段行っている業務を高所から考え直すチャンスをもらえるからだ。

専門化が進めば進むほど細かい違いにこだわるのだが(それがプロとも思う)、そうでない人に対しても、コミュニケーションがとれるのもやはりプロ。

高所から説明するトレーニングは大事!

*****全体会議から***************************************

本日、Aさんが入社しました。今年になって、5人の新しいメンバーを迎え入れることが出来て大変嬉しく思います。

さて、新しい方が増えたこともあり、皆さんにお願いがあります。
それは、アークコミュニケーションズが何気なく日々行っている活動に際して、新しい方が理解できるようにその活動の概要を説明し、目的を伝えてください。

一例をあげれば、本日は各事業部の月初発表の日ですね。ベテランの皆さんにとっては特筆することのないイベントかもしれませんが、本日初めて聞くAさんにとっては違います。そこで、このように説明してほしいのです。

アークコミュニケーションズは毎週火曜日に全体会議を開いていること。
毎月、月初に、各事業部から事業部発表を5分をめどに行っていること。
目的は何かと言うと、
1. 普段直接関わりのない自事業部以外で、どういうことが起きているのかアークの一員として知ること 
2. 発表者としては、自事業部になじみのない方に対し、どのように説明すればわかっていただけるのか、発表を通して勉強・実践すること 
3. そして、他事業部での発表をどのように自事業部に活かすことが出来るのか考え、応用することです。

こんな感じで説明をしてほしいのです。

ついでに月初発表のことにも言及すると、たぶん、皆さんが考えているより、私はこの月初発表のことを大変大事に思っています。というのは、この月初発表の目的3つは、私たちがお客さまにサービスを提供する上で、基本となることばかりからです。

まず、1の「普段直接関わりのない自事業部以外で、どういうことが起きているのかアークの一員として知ること」は、「お客さまに関心をもつこと」と考えてください。マザーテレサの名言に「愛の反対は憎しみではない。無関心である」という言葉があります。自分の会社や製品・サービス・社員のことに興味をもってもらえることはとても嬉しいことです。私が営業会議で、お客さまのことを事前に調べて訪問しなさい、ということはそういうことなのです。

2. の「自事業部になじみのない方に対し、どのように説明すればわかっていただけるのか、発表を通して勉強・実践すること」、はまさしく相手の立場にあわせて、ソリューションを提供することにつながります。Bさんの十八番ですね。

先日、ある会社にプレゼンテーションを行い、コンペに勝つことが出来ました。その時にお客様が話して下さった言葉をご紹介しましょう。「アークコミュニケーションズさんは私たちの会社のことを関心をもってよく調べて下さっていて嬉しかったです。ある会社の提案は、表紙を変えてたら他の会社にも出すことが出来るのではないかと思うくらい、私たち特有のことを考慮して下さっておらず残念でした」

 3. の「他事業部での発表をどのように自事業部に活かすことが出来るのか考えること」、は自分が得たINPUTをどのように利用して、どう行動を変えるかです。いくら知識を増やしてもその応用・実践がなければビジネスは意味がありません。

繰り返しますと、新しいメンバーの方にはアークコミュニケーションズが日々行っている活動の概要を事前に説明し、目的を伝えてください。このことは、我々のミッションである「お客さまのビジネスの本質と思いを伝えるコミュニケーションサービス」を提供する上での基礎訓練にもなると思って、丁寧に行って下さいね。

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しかし、引っ越しとなると、一大プロジェクトなり。いつ引っ越そう・・・

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