生産性のアップはまず自分の作業時間と実行日の把握から：予定と実績の管理　その２

前エントリーで予実管理の自己評価のポイントはみっつと書いた。

1. 自分が見積もった作業時間内に仕事は終わっているのか？
たいていはa)見積もりが甘かったか、b)本来なら出来るはずが何らかの理由でう
まくいかなかったかのどちらかである。

a)の「見積もりの甘さ」は経験値のなさや、無知によるものが多い。
たとえば私の場合、グローバルサイトの構築に関する記事作成に関する時間見積もりが大甘だった。記事を書くときの効果的なアプローチが全く分かっていなかったせいで無駄な作業をたくさんしたし、そもそもたとえすんなり書けても、推敲や編集者とのやりとりの時間がこんなにかかるとは思っていなかった。

b)の「たまたま」は、集中力の問題のことが多い。だから、予実管理をしているときは、あまり起こらない。面白いことに、予実管理をしている時は30分で出来るのに、していない時は1時間かかったりしている。（私は予実管理ではなく、実績管理のみも時々するので、このような差がわかる）
私の場合はブログを書く時間がまさしくそう。明確に時間を意識してこの時間内に終わろうと思うだけで、作業の生産性はアップする（またはプロのライターではないのだからと、時間であきらめがつく）のだ実感する。

2. 自分が予定した日に作業を行っているのか？
予実管理を続けると、１に関してはそれなりに精度はあがっていく。問題は２だ。
２が起こる要因はa) 割り込み仕事が多く、着手できなかったか、b) 精神的にハードルが高い仕事で、着手そのものが出来なかったかが多い。

a)「割り込み問題」は日常茶飯事で起きる。組織で働く限り、自分のコントロール出来ない事柄が起こるのは当たりまえだ。しかしながら、コントロールできなくても、かろうじて手の内に収めることができるかどうかで生産性は格段に違う。
私の場合は、必ず１日に1時間くらい不慮のことに関する対応時間を入れようとしている。
当然入れられない日、週、月があり、そういう時は、予想通り、バタバタになる。
どうしても割り込みされたくない時は、近くの喫茶店や家にこもる。
一番の割り込みはメールなので、パソコンをネットにつなげないのも有効だ。

b) の「精神的ハードル」は、やってみるとあっという間に終わる仕事であることが経験上多い。たとえばずいぶんご無沙汰している人にお願いごとしなければいけない時に、その電
話をかけるのをついつい後回しにしてしまうとか。かなり滞留してしまった仕事を今さら手をつけるには決まりが悪いとか（結果、ほおっておいてさらに状況は悪くなるのだが）精神的なハードルなので、誰か他の人と一緒に作業をする、進捗管理を他人に頼むなどで工夫することが多い。

ここで、予定の３０分たってしまったので、３については次回エントリーということで。（お気づきかもしれないが、そもそも３０分で書けると思った記事は実は３０分＊３日という結果になりそうだ。見積もりが甘い・・・1のｂではなくて、1のaかも(^_^;)