責任者会議の位置づけ

当社では長年、週初めに毎週責任者会議を開催してきました。しかし、恥ずかしいことに会議の内容は基本的に以下のような感じでした。

・参加者は経営陣・総務・各部のリーダー
・会長（オーナー）・社長への報告
・会長・社長から指摘・注意など
・会長・社長から、仕事のそもそも論など

まあ、景気がよい時や、仕事がそこそこ回っている時はこんなものでもそれなりに仕事をしている感じになるものです。しかし、これでは会長・社長以外は受け身になってしまいます。このことはだいぶ前から何とかしないとならんと思っていました。

今朝、会長と相談し、責任者会議の位置づけを変えよう、ということになり、以下のようなメールを全社員に流しました。

「
責任者会議のやり方・位置づけを来週から変更します。

背景として、
・単なる報告は書面で十分
・会社全体・他の部の様子などに関心がない人が集まっても時間の無駄
ということがあります。

来週からは責任者会議を、
・会社・事業の進め方に関する議論・意識合わせをする場とする
・役職には無関係に、会社の未来について語り合いたい人を参加メンバーとする
・開催日時は週初めの10時からとするが、毎週必要かどうかは進めながら検討する
という感じに変えます。

責任者参加者は、私の方で指名もしますが、まずは自ら立候補してください。このメールの返信で私宛にお願いします。明日の朝までに立候補を連絡してください。その後必要な人には指名もします。
条件として、
・座っているだけの人は不要
・会社・事業の将来を議論したい人
・役職・年齢は無関係
とします。

また、
・毎週の報告は従来通り書面で週初めの9時50分までに提出する
　3通、小俣に提出する
・報告書の内容は、それを見ただけで理解できるようにきちんと整理してポイントを明確にまとめること
・必要に応じて、各部の会議に、会長・社長が参加、もしくは、招集する
とします。

なお、必要に応じて上記の内容は変更することがあります。

※このメールに返答する人
・責任者会議参加立候補者
・質問などがある人
」

早速3名から立候補がすでにきています。単なる報告のために会議の時間を使うのは無駄であり、全社や他の部署の内容に関心がない人が報告を聞いて座っているのは意味がありません。責任者会議は未来の姿を議論しなければならないのです。

当社では、
・ソフトウェア開発・販売：IT事業部
・メカトロ（主にゴルフ練習場向け）開発・販売：特機事業部
・プリント基板設計関連：CAD事業部
と、3つの異なる事業を行っています。3つあることにより、一つの事業が苦しい時、あるいは先に向けた準備をしている時にも、他の事業で支えることができてきました。しかし、今の時代、どの業界も買い手市場となり、受け身で仕事を待っていては食えない時代になってきています。先を考え、チャレンジし続けなければ現状維持すらできない時代と言えるでしょう。そんな時代背景の時に、会社が従来通り、形式的な動きをしていたのでは、世の中についていけなくなります。

当社のような小さい会社でも、社員全てが前向きで、チャレンジャーばかりというわけではありません。堅実に仕事をこなすこともとても大切です。しかし、それだけでは会社の将来を切り開いていくことはできません。そこで、責任者会議の位置づけを変えることにしました。役職や年齢には全く無関係に、会社・事業・自分はこうなりたい、こうすべきだ、という意見を持っている人・言える人が集まって、それぞれの事業に関して議論し、すぐに行動していく、これが目的です。

もちろん、社員それぞれ経歴やスキルの違い、あるいは責任の違いがありますから、何でも議論して決めていくというつもりは全くありません。現時点での目指すべき方向性は、会長や私の中ではすでにかなり明確にあるのです。そういう方向に向かうための議論をしたいのです。

方向性としては、事業ごとに細かいところでは違うのですが、
・自分たちでないとできない、または難しいという「得意分野」で勝負する
・得意分野に関連して集まった仕事を確実にサポートする
簡単に言うとこの2点です。どこでもできる仕事をもらいに行っても、納期や価格の勝負に巻き込まれるだけです。他ではまずできないようなところで勝負しなければなりません。

この方向性で重要なのは、
・得意分野でチャレンジする切り込み部隊
なのですが、それだけでは仕事の幅を広げられませんし、お客さんからのリクエストに対応しきれませんので、
・集まった仕事も確実にこなす人たち
の存在も大切です。しかし、確実にこなす志向の人たちの多くは、「新しいことをやれ」とか「目標を掲げろ」と言われるのが苦手な人も多いものです。全員に同じ要求を出しても無駄で、それぞれの特性に応じた活躍を期待すべきと考えています。

いずれにしても、「何とかせねば」「こうしたい」という、熱い思いを持っているメンバーで議論し、行動していくことが、今後のポイントだと考えています。まずは責任者会議を改め、経営会議的な位置づけにしていくことを決めたということで、書いてみました。来週からの会議が楽しみです！