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明日からの手紙

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深夜のお供にMatzにっきを眺めているとメールボックスに関するエントリが。

自分の場合、スパムも含めてだいたい1日6、700件程度のメールを受信している。しかもなかなか過去のメールも処分しない性質なので、つい重要なメールに対する反応も鈍くなりがち。こらあかんわと自分も整理を決意する。

では、どういったフォルダを作ればいいのか? Matzにっきで紹介されていたIdea*Ideaから(元ネタはThe Inbox makeover )引用すると、次のようなものらしい。

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1. 受信箱

まだ処理していない受信メールをどさっと。ここは定期的に処理して(他のフォルダーに振り分けて)常に空になっているべき。

2. Respond(要返信)

すぐ返信しなくちゃいけないメールをここに。時間ができたときにここを見てさっと返信(例:お礼メールとか)。

3. Action(要作業)

なんらかの作業をしてから返信しなくてはいけないメールをここに(例:仕事の依頼等)。

4. Hold(数日中に使うもの)

数日中に使うメールをここへ(例:商品発注後の荷物追跡URLが書かれたメールとか)。

5. Waiting(ちょい待ち)

誰かに任せた作業が終わったら返信できるメールをこちらへ。

6. Save(保存)

処理が終わったものであとで検索したいものはこちらへ。

7. Spam & Trash (迷惑メール)

迷惑メールだけは専用ソフトウェアでフィルタリングをかけてこちらへ。

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いわゆるGetting Things Done(GTD)関連の話に分類されるのか。ふむふむ。で、自分の場合、会社、自宅、モバイルと3台のPCを業務で使用している。メールはIMAPなので、便利といえば便利ではあるが、容量の問題から、一部のメール(Linux関連のMLなど)はローカルに退避させておかないとすぐにリミットに達してしまう。そのため、会社のPCに後参照する可能性があるものは保存するというスタイルをとっており、会社のPC以外を使っている時は、そうしたメールをtmpフォルダに振り分けておき、あとで振り分けるようにしている。また、業務で使用するメーリングリストは専用のフォルダを作って振り分けているが、これ「@Internal」フォルダを作ってそちらのサブフォルダとして存続させた。

さて、上記7つのフォルダのうち、4、5はまだその重要性が分からないということもあり、今回は作成を見送り、7についてもThunderbirdがそれなりに賢くなってきたので、迷惑メールフォルダで代用できると判断、こちらも作成しなかった。また、振り分けに悩んだメールは一時的に「later」というフォルダを作成、こちらに退避させている(ここにある膨大なメールを振り分けていくのが難儀なのがどうも……)。

fig1.jpg


これでだいたいOKかな。受信箱のメールが一掃されたのはさわやかすぎる。が、結局作業が減るわけではないので本質的な解決ではないかも。Actionも幾つもあるよ……。とりあえずZetaのレビューから最優先で片付けるか……。 皆さんのメール整理術があれば、ぜひご教授くださいませ。


●買っとくかー、な本

今回のエントリの話のコアにある考えをまとめたような本らしい。 情報化時代のバイブルだという人も。 lifehack.orgなどではGTD関連の知識が多く拾える。「伊藤家の食卓、IT版」ってとこだろうか。

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Comment(2)

コメント

私のメール整理法です。
http://blog.moongift.jp/item_2163.html

フォルダ分けは面倒なので要、不要のみ。不要は増え続けると開くのが重たくなるので1000通ずつに分けています。後は全て検索で対応。

プロジェクト単位とかで重要なものがあればWikiにまとめています(と言っても貼り付けておくだけですが)。

ご参考になれば。

ikemo

自分は返信しなくてもいいけどしようか迷っているメールを
一つのフォルダに集めて、たまに見るようにしています。1通しかないですが…。
(GTDのいつか/もしかしたらみたいなもの)

GTDの日本語版は訳が酷いので読むのに苦労しました。
以下のサイトで感じをつかむといいかも。
http://spen.cocolog-nifty.com/mobilememo/2005/07/gtd_ab11.html

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