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メールを効果的に活用するポイント(注:経験談)

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先日、メールが必ず読まれるとは限らないというエントリを出しました。

https://blogs.itmedia.co.jp/torapapa/2019/07/post_2510.html

  

ということで、私が、メールをできるだけ効果的に活用するために意識していることを、皆様のご参考までに紹介いたします。

  

1.タイトルを工夫する

 どんなメーラーでも、タイトルは一応表示されます。

 なので、できるだけ、多少長くなってもいいから、なんでそのメールを送りたいのか、何をしてほしいかを、私はタイトルに書くようにしています。

 私自身も、受信メールをみるときに、タイトルで「後で」か「今ざっと見ておこう」かを決めるからです。

 仮にメーラーが長文を表示できなくとも、タイトルに「メッセージが込められている」ことが伝われば、読み手は優先して読むように意識するはずです。

  

2.本文はなるべく簡潔で短く、でも長文にしたければ覚悟を決める

 忙しい人ほど、本文は短いです。作文する時間が少ないからです。

 なので、こちらが送るメールは2択の割り切りです。

 ・確実に読んでほしいから簡潔に短文に徹して要点のみ書く

 ・返信に期待してないけど確実に詳細まで伝えたい(≒伝えた証跡としたい)から詳細まで長文に書く

 簡潔に言えば、自分が伝えたいことを自分感覚で書くのではなくて、相手にどう読んでほしいか、読んだあとにどうしてほしいかを考えて、(こちらも時間は限定的なわけですが)作文するのです。

 基本は、簡潔がベターにこしたことはないのですが、当方もいろんな状況の中でメールをするので、最大限配慮とはいっても、そんな余裕がない!ってこともありますから。だから、どっちか割り切るというステップをふむことを私はお勧めします。

  

3.送信タイミングをコントロールする

 メーラーの機能にもよりますが、メールは「送信」してしまうと相手方に速攻受信させてしまいますが、よくよく考えると、受信タイミングも「できればコントロールしたい」ときがあるはずです。

 なので、メーラーの設定で、送信タイミングを設定できるなら、まさに相手に着信してほしい日時に設定した上で「送信予約」することをお勧めします。

 この気遣いは、経験的に相手方に理解いただけている率は1020%程度ではあります。ですが、この気遣いを徹底することによって、事が結果うまくいったという体験もまったく少なくはなくて、なので皆さんにお勧めする次第です。

 とにかく、メールというのは着信→即通知という仕組みをただただ踏襲している人も多く、なので、着信するタイミングを絶妙にコントロールするにこしたことはありません。この工夫は意外とやっている人が少ないので、私は特に、強くお勧めをします。

  

4.メールのあとに架電や対面イベントを組み合わせる

 以前の別エントリでも書きましたが、前述したメール・コミュニケーションの特性もあって、メールに組み合わせて、対面とか架電を通じて「念押し」することはとても効果的です。

 相手によっては、メールは好きだけど電話は苦手とか、組み合わせはあるので、考慮は必要です。とにかく組み合わせは重要なので、是非考えてメール・コミュニケーションしていただきたいと思います。

 場合によっては、メールは書いたけど結局相手には送らずに、それを自分に送って備忘録として、対面や架電でコミュニケーションするときのアンチョコにした経験もあります。よって、メールを作文することは、どういうコミュニケーション形態を選択するにしても、必ず役に立つのです。

  

5.大事な受信メールだけど今読めないものは自分に宛てて再転送する

 大事なメールに限って、すごい忙しいときに受信するときも少なくないでしょう。()

 そのときは、まず大事なことは、そのメールを「自分に転送する」ことです。これで受信メールの最新着信順において少しでも上にそのメールが来ます。これは何度でも有効です。人は最新順に(=上から)メールを読みたがるからです。

 同様、返信するときに、あとで自分にさらに後でのアクションを自身へREMINDERしたいときは、CCに自身を追加します。これによって、自分の受信メールボックスに、より先頭へこの「大事なメール」が読めるようになります。

  

6.添付ファイルで大事な頁はそこだけ本文に貼る

 添付ファイルを貼り付けてメールすることは結構あると思いますが、

・添付ファイルがあると添付ファイルしか真剣に読まない

・本文に満足して添付ファイルはちゃんと読まない

 ということが一定確率で起きえると思います。

なので、理由あって添付ファイルを添付しているはずですから、

・添付ファイルが詳細「エビデンス」なのであれば、要点をきっちり本文に書く

・添付ファイルの中での要点を本文に貼って、大事なことを確認/承認してもらう

ということが大事でしょう。これは意識してメール・コミュニケーションすると必ず効果が上がりますので是非お試しいただきたいと思います。

 特に、添付ファイルが大量で(事情あればしょうがないとしても)、それでもしっかりみてほしい場合は、「ReadME」じゃないですが、添付をどう読んでほしいか本文に書くかテキストファイル作って追加添付するとよいでしょう。例えば移動中はスマホで本文しか読まず、添付はPC開けてからってケースもあるからです。

 とにかく、読み手は、まずはメール本文しか読まないと考えて作戦を練るべきです。

  

7.CCBCCをしっかりと活用する

 TOCCBCCはしっかり使い分けることが重要です。

 CCは特に、メールついでに情報共有したい/実は裏で承諾プロセスを進めたいという人たちへの効率的なメッセージになります。

 ただし、戦略的にそれぞれ必要な先のみへアドレスすることも重要です。こちらの都合だけで関係者全てにCCすると、相手方は「そこまで広く共有してほしくなかった!」というケースもあるからです。

 なので、CCを当方手前都合で追加修正するときは、その理由とか背景を必ずメール本文(できるだけ序盤)に書くようにしましょう。

また、BCCは、私個人は使わないようにしています。CCに自分をいれていったん送信→受信した自分宛てのメールを「転送」する形で共有するようにしています。BCCした相手が、BCCに気づかず感情的にレスポンスしたメールが元のTO/CCに誤送信されることを防止できるからです。この事故は結構起きます。

  

少しでもご参考になれば誠に幸いです。

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