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IT、特にコンサルに携わる方々を癒すメッセージを、ついでに趣味のダーツ話も交えて・・

メールは必ず読んでもらえるとは限りません。少なくとも仕事においては。。

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ビジネス・メールについては、テクニック論は何度か過去ポストしたことがありますが、最近思うことを2回に分けて書きたいと思います。

まず、タイトルにあるように、

「メールは必ず読んでもらえるとは限りません。少なくとも仕事においては。。」

だと思っています。

例えば私の場合、1営業日あたりの平均受信メール(ビジネス目的)は100通に近いです。

これを全部さばくには、1通あたり1分でも100分かかります。2時間近い。

なので、送っていただいた方々には大変申し訳ないのですが、受信したメールを(私の場合Outlookで)クイック・プレビューして、「あとでちゃんと読む」のか、「今または後で返信するのか」の振り分けをします。

例えば私の場合、平均的に私に管理責任がある現場(クライアント案件)が5件くらいはあるので、毎営業日に23件、各現場を回っています。移動時間(In Transitといいます)に、電車やタクシーの中で、前述の振り分けを行います。

で、結果として、約100通のうち、平均的でも60通、激しいときは40通くらいしか、「読んで」「返信」はしません。しませんというか、物理的にできません。m(_ _)m

・そのメールにレスやアクションをしなくてもあとでフォローができるかどうか

・そのメールの内容をきちんと全部読むことが必要と思えるかどうか

を考えて、送り手には大変申し訳ないですが、「割り切って」います。

本当に大事なメッセージなら、少しあとで(未レスなので)REMINDERが来るはず。そう信じてオペレーションしています。

というわけで、自分が先方に送るときにも、メールするときにはそれなりに工夫をしています(別エントリ参照方)。

つまりは、メールは必ず読んではもらえないことをわきまえて利用をすべきです。

・いつ読んでもらえるか

・そもそも読んでもらえるのかどうか

・ちゃんと読んでもらえるのか、斜め読みされてしまうのか

・返信が希望したタイミングと内容でもらえるのかどうか

このメール作法だけで人財評価をするつもりはありませんが、

少なくとも、出来のよろしくない方々の場合は、

「メールは読んでもらって当然」「メールを送ったらボールは先方にある」

と考える人が多いです。こういう人が多いプロジェクトの管理・運営は難儀です。。

私の業界では「話3分の1」と言ったりするのですけれど()

送ったメールが期待通りに読まれてレスやアクションがなされるかは、まさに3分の1くらいに構えておくのが良策です。

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