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世界で一番やさしい資料作りの教科書#1 ~出版されました!

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新しい本が出ましたー!

今回は、資料作りを中心としたビジネスコミュニケーションがテーマです。
いやー、資料作成ってホント難しいですよね...。

ビジネスパーソンの2大苦悩は、「会議」と「資料作成」なんじゃなかいと思うくらい、ビジネスにおいては必須科目。

そういう思いもあって、前著「世界で一番やさしい会議の教科書」を書いた時から、次作で「資料作り」の話を書こうと思っていました。当時から明確な構想があったので、「会議の教科書」では、主人公の葵ちゃんが資料作りで悩むシーンが出てきます。
ささやかな伏線回収...(笑。

【左が今回の新刊。少し成長した葵ちゃんが活躍します】

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企業を苦しめる、グダグダな資料作り

それにしても、どうしてあんなにも資料作りは辛いのか...。かつての私も、相当苦労していました。何が起こっていたかというと...

上司に資料作成を指示される。

なんとなく「こんな感じかなー」と考えて作ってみる。
誰も資料の作り方なんて教えてくれないから、感覚が頼り。自分なりにやってみるけど、自信はない...。
作ってみて、上司に見せると、めちゃくちゃ修正される。
 「日本語が分かりづらいよ...。表現はこうした方が良い」
 「ここ、なんで赤?もう少しセンスの良い色にしろよな」
 「ここは、表にしてくれ」
 「なんか...ゴチャゴチャしてるんだよね...この資料」 なんて指摘をバンバンもらう。

でも...その指摘もピンとこない。

(どうして、そういう修正が必要なの?わかるようなわからないような...)
(元のままでも伝わるんじゃない??)
(明確な反論もできないし...言われた通り直すか...)
(これを修正したらokがでるなら、さっさと直そう)

でも黙って修正するしかない。
そこからさらに数回やりとりをして、やっとOKが出る。
(やっと終わったー)と思った矢先。

上司の上司から、全く反対の修正を指示される...。
(おい!あの修正はなんだったんだー!)

こんなことばっかりでした。いやー。きつい。


資料作成の7つのStep

僕自身は、ケンブリッジで資料作りを学んで随分変わりました。ケンブリッジの中には「資料作成の7つのStep」や「コミュニケーションの3大お作法」なんて方法論があるんです。実は、昔からトレーニングとして展開していて、評判が良いトレーニングなんですよね。
ケンブリッジ本社で不定期に開催してますので、こちらもどうぞ( ̄ー ̄)ニヤリ。
<https://www.ctp.co.jp/seminar/>

今回の新書は、葵ちゃんがこの方法論を学び、少しずつ社内のグダグダ資料作成を変えていくストーリーに仕立てています。

資料作成の本質に迫る本

資料作成の本なのですが、書けば書くほど、どんどん「コミュニケーション」の話になっていくのです。
「資料作りのコツ」として良く紹介されている、デザインの話や、図表の使い方、パワポの使い方、なんて話は一切出てきません。よくよく考えると、まぁ、確かにそうなるよな、と思うのですが、ここで少し考えてみてもらいたい。

そもそも、なぜ資料を作るのでしょうか?
 ...美しい芸術作品を作っている...わけじゃない。
 ...デザインを審査してもらうため...じゃない。


なんのための資料を作るのか?
 それは「誰かに、何かを伝えるため」なんですよ。


資料は、何かを伝えるための手段の一つなんです。(記録するための資料は除きます。公判記録とか、形式的な議事録とか)

という前提に立つと...、伝えたい人に、伝えたいことが伝わるなら、デザインや見た目なんてどうでもいい。日本語が多少アレでも問題ない。ということになりますよね。

伝えたいことを誤解なく、スパッと伝えるためには何が必要なのか...これが資料作成の本質になるはずです。(デザインや見た目が、伝えるための一助になるのは勿論わかっていますが、ここはあえてバッサリ言い切ります)

こう考えると「良い資料」とは「伝わる資料」なんです。「見栄えがいい資料」でも「端的な資料」でも「よくまとまっている資料」でもない。ある意味当たり前ですが、この事を見失っている人が多いのではないかと思うのですよ。

そう考えると「何かを伝えるシーン」は資料作成だけじゃない

「伝わる」という点で考えると、他にも多くのシーンが思い浮かんでくるのです。

例えば...

・報告、連絡、相談をする
・仕事を依頼する/依頼される
・会議で会話を噛み合わせる/端的に意見を表明する

など。
一見、資料作成と全然関係が無いように見えるけど、伝えるという視点でみると多くの共通点がある。ということで、本書は、資料に軸足を置きながらも、ビジネスにおける「伝える」「コミュニケーション」の本質に迫っていく構成となっています。本書のなかで触れている主な方法論は4つ。

・1枚ものの資料作りの3Step
・タスク依頼の3要素
・コミュニケーションの3大お作法
・資料作りの7つのStep

次回から、一つずつ、大雑把に解説していこうと思います。

<連載Agenda>
*新刊出ました
*1枚ものの資料作りの3Step
*タスク依頼の3要素
*コミュニケーションの3大お作法
*資料作りの7つのStep




ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズに所属するコンサルタント榊巻(さかまき)がお送りするブロク。
Havefun!(楽しもうぜ!)を合言葉に日々仕事をしています。ケンブリッジはお仕事の依頼も、一緒に働く仲間も絶賛募集中。

ケンブリッジのホームページにも記事が沢山載ってます。書籍も好評です。

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