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マネージャー(管理職)としての基本 その①

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管理職(マネージャー)として上の年代の方々がいらっしゃるのは当然ですが、最近同年代だけでなく、下の年代の管理職も増えてきました。本来管理職という仕事は基本的なお作法を身に着けて、ある程度人生経験を積まないと的確な指示や業務ができないと思いますが、管理職としての教育(研修だけでなく上司の指導)を受けていない人、さらには声が大きかったり、一発芸や偶然で管理職として抜擢された人などきちんとした経験を積んでいないためか、仕事以前に人を管理するための人格にも問題があるのではと感じる人が多くなっています。

私がいくつかの会社で受けた指導、さらには自分がやってみて感じることになりますが、管理職としてのやるべき基本から書いてみたいと思います。

  • 簡単な事務作業から片づける

ハンコを押すだけ、サインするだけ、コンピュータの時代なので承認ボタンを押すだけのような、ワンアクションのものを先に片づけるべきでしょう。簡単な作業の先には部下やバックオフィスなどの人たちが待っていることを考えると、どんなにえらい管理職でもそこで止まっている時間が全体のロスになりかねません。また、簡単な作業を先に済ませられない人は万事において何か先送りやほったらかしのことがあるはずで、どんなに立派なことを言っていても、人から信頼はされないと思います。

  • 簡単なことからどんどんデリゲーションする

上記にもつながりますが部下にどんどんデリゲーションすべきでしょう。間違った結果でも大きい影響がないもの、さらには簡単な管理職の作業をどんどん明け渡して、結果の責任だけをとるべきです。下の人はだんだんと管理職の目で物を見るように変わっていくと思います。デリゲーションと依頼を勘違いしている人が多いですが、デリゲーションは委任のように内容に関しての判断をすべて部下にゆだね、そのうえで結果だけは責任をとるということです。部下にやらせて、口を出す、さらには結果を非難するなどは管理職としては恥。けれど結構このような人多いですよね。

  • 意思決定は迅速にかつ明確に

意思決定をゆだねられたときには、あれこれ可能性を模索する必要は当然のようにあるのですが、いつまでもしていてよいものではありません。意思決定は期限を区切って迅速に、かつ意思決定結果を明確にして、メール等関係者が同じ文章で確認できるようにすべきです。ずるずると意思決定結果を明示しない、部下にずっと検討させておいて最後に別の理由で覆す、さらにはその内容を関係者に共有しないなどはもってのほか。このような行為はすべて自己保身でしかなく、管理者としては失格です。多いですよね、保険をかけてずるずると難癖をつけて、全部リスクが判明してから、最後は部下のせいにして覆す人。

  • 部下はしかるが人格や能力をしからない

何か粗相をすると、そのプロセスや確認漏れでなく、「お前はできない」というようなしかりかたをする人がいます。そのような場合にはたいがい萎縮して誰もその内容をとがめません。周りからみると「またか」という感じで、裸の王様のような状態なのですが、本人は気づかないと思います。また、そのようなしかりかたをする人は、同じ人に同じことを何度も言い続け、どうしたら良くなるかということに関しては無頓着、人を変えたり、降格させたり、職責を変えたり等の対処をします。これは部下だけでなく、取引先(外注先)にも同じことをしている可能性が高いですね。根底には他責という考え方があると思います。つまり「自分はきちんとやっていて、きちんと指導しているのに、できないのは部下が悪い」ということだと思います。このことは、多分部下だけでなく上司や同僚にも同じことが別の形で発生しているケースが多いと思います。

きちんと部下を指導し、成長させるということは、まず自分が見本を示し、そのうえで部下の失敗の原因である手順や考え方、さらには確認方法を正していく、そのうえで全員が同じ力量で作業を行える形を形成していくことこそが管理職の本分だと思います。

  • メールにはきちんと返信する

最後は地味ですが、メールに関してです。電話からメールでのコミュニケーションが多くなってきたことで、メール特有の意思疎通のミスが多くなっています。電話よりもやっかいなのは、部下(上司や取引先からも同じですが)からのメールにきちんと返信することを怠る人が多いです。面倒だから、解ってるだろうというのが根底だと思いますが、メール=電話だとすれば部下の発言を無視していることになります。取引先であれば電話を一方的に切るという行為に他なりません。自分の受けたメールには、どんなことであってもきちんと返信する、これが管理職の基本(というよりも社会人の基本)です。

今回は、管理職がとりべき行動に関してですが、次回は管理職がとってはいけない行動を書きたいと思います。




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