「人によって作業にばらつきが出ないようチェックリストを作ろう」とチェックリストにしても形骸化するという、お話

「チェックリスト」。

職場にたくさんある。　あれをする際のチェック、これをする際のチェック。

人によってやることに差が出るといけないので、じゃあ、「チェックリスト」を作って、誰もがすべき作業をし忘れないようにしよう!　そう考えて、誰かがチェックリストを作る。

最初はチェックリストに沿って、作業するので、作業のばらつきが減る。

しかし、間もなく、またばらつきが出始める。なぜかといえば、「チェックリスト」を見ても、「チェック項目」は見てないからだ。つまり、一つずつ確認して作業することをやめてしまう、からだ。

ただ「チェック」マークをつけるだけになる。

例を挙げる。

【オフィスの朝当番】

□　カーテンを開ける
□　受付カウンターの花の水を取り換える
□　受付カウンターを雑巾で拭く
□　営業時間が書いてある立札を出す
□　窓を拭く
□　来客用バッヂが20個あることを確認する
□　●●フェアのポスターがまっすぐ貼ってあることを確認する
□　受付表記入用の鉛筆を削る

これを当番でやっているとする。最初あｈ誰もがチェックするのだけれど、だんだん、適当になっていく。

□に「☑」が入っていても、実際には、カウンターが雑巾で拭かれていない、とか、鉛筆が丸まったまま、といった事態が生じる。

真面目に取り組もうとする人がある朝、「むむ」と思う。

「あれ？これ、前日の担当者、チェックしてないんじゃない?」

「☑」マークは入っているが、やってない!


チェックリストは形骸化しやすい。

慣れてくると、誰もチェック項目を指さし確認などせず、ただ、「☑」「☑」をしていくだけになる。

形骸化しているんじゃないか?と怪しんだ時は、チェック項目にありえないものを入れてみればいい。

上記の例ならば、こんな感じ。

【オフィスの朝当番】

□　カーテンを開ける
□　受付カウンターの花の水を取り換える
□　受付カウンターを雑巾で拭く
□　営業時間に花札を並べる
□　窓ガラスを舐める
□　来客用バッヂが20個あることを確認する
□　●●フェアのポスターがさかさまに貼ってあることを確認する
□　受付表記入用の鉛筆を削る

このチェックリストに全部「☑」マークがついていたら、その人は、たぶん、何も考えずに☑だけしている。

その時は、「☑」欄にサインしている人のところに行き、

「もしもし、ちゃんとチェックリスト見ながら朝当番やってますか?」

と尋ねてみよう。

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上記の例は、フィクションです。勤務先とは一切関係ありません。